Các bạn có từng stress khi phải tìm kiếm một giấy tờ hồ sơ nào đó chưa?
Hôm nay mình chia sẻ cách dọn dẹp , tối giản hồ sơ giấy tờ trong nhà nhé!
Nếu dọn dẹp sách vở, bạn sẽ rất mệt về thể chất vì sách rất nặng, thì với hồ sơ bạn sẽ rất mệt về tinh thần do phải căng đầu óc ra mà xử lý .Nhưng dọn dẹp hồ sơ xong sẽ cho bạn một cảm giác yên tâm đặc biệt khi quản lý được các giấy tờ quan trọng ở nhà. Không có cảm giác bất an khi không biết cái giấy tờ quan trọng đó ở đâu, không mất thời gian tìm kiếm khi bạn cần đến nó, không thất lạc khi phải sửa chữa hay chuyển nhà.Bạn sẽ phải rất tập trung để xem xét và quyết định khi dọn hồ sơ, bạn cũng khó có thể vừa nghe nhạc vừa sắp xếp được vì có thể mất tập trung sẽ làm mất những giấy tờ quan trọng.
Từ khoá của Dọn dẹp hồ sơ là : DIGITALIZATION （Số hoá )
Phần lớn các giấy tờ ở nhà đều có thể số hoá và quản lý trên folder bạn nhé !
※ Từ khoá của Dọn dẹp hồ sơ theo phương pháp Konmari là Zensute （全捨て）nghĩa là vứt hết. Nhưng mình không ủng hộ từ khoá này. Giấy tờ không chiếm nhiều diện tích, rất dễ quản lý vì bạn làm việc với giấy tờ ở công sở , hơn nữa vứt nhầm giấy tờ quan trọng mang lại hậu quả khá nặng nề. Bạn cần thật cẩn thận khi quyết định hay vứt lại giấy tờ.
Bạn đọc bài MÔ HÌNH 5S TRONG DỌN DẸP NHÀ CỬA của mình sẽ thấy mình trình bày về 3 bước căn bản dọn nhà là Sàng lọc- Sắp xếp – Duy trì ,3 bước này cũng sử dụng trong Dọn dẹp hồ sơ nhé.
Bạn follow những bước sau để dọn dẹp hồ sơ nhé.
1. Mang hết hồ sơ giấy tờ trong nhà ra một chỗ
2. Phân loại giấy tờ cần hoặc không cần
3. Sắp xếp từng giấy tờ cần thiết vào folder riêng biệt
4. Hủy giấy tờ không cần thiết
5. Duy trì trạng thái gọn gàng
Dưới đây là giấy tờ ở nhà mình trước và sau khi dọn dẹp. Thời gian dọn dẹp mất 6 tiếng.
Hình nhà mình trước và sau khi dọn dẹp nhé.
BEFORE 
AFTER
1/Những thứ lưu được bản mềm thì số hoá lưu bản mềm.
Bạn tạo một folder online để lưu bản mềm những giấy tờ không cần bản chính.Những dịch vụ bạn có thể dùng là Dropbox, Google keep, Evernote, Note ( Iphone)…Tạo một folder chẳng hạn như Chăm sóc nhà cửa, sau đó lưu các loại giấy tờ có bản mềm vào đó. Nếu giấy tờ đó bạn không có bản mềm bạn có thể scan. Cách tốt nhất là bạn đem ra tiệm photocopy scan hàng loạt hoặc scan bằng máy in hoặc máy điện thoại nếu số lượng ít.
Khi cầm một loại giấy tờ nào đó, ngay lập tức hãy hỏi xem mình có cần bản gốc không . Nếu không, hãy số hoá để lưu bản mềm bạn nhé.
2/Giấy hướng dẫn sử dụng
Là những sách hướng dẫn sử dụng bảo hành vật dụng trong nhà.Đầu tiên bạn tìm file đó có trên mạng không, nếu không có bạn scan lại. Còn nếu bạn là người không bao giờ đọc hướng dẫn sử dụng, đồ hỏng ngay lập tức liện hệ với nhà sản xuất thì chỉ nên giữ lại giấy bảo hành.
3/ Giấy tờ quan trọng
Giấy tờ quan trọng cần dùng tệp chia trang như trong hình để quản lý.
Ghi rõ ngoài bìa những hồ sơ nào có bên trong.
4/ Những giấy tờ bảo hành.
Bảo hành bao giờ cũng có thời hạn . Bạn dùng một file có chia trang cũng giống như trong hình giấy tờ quan trọng , cho các giấy bảo hành vào từng trang. Khoảng 1 năm bạn xem lại 1 lần . Cái nào hết hạn bảo hành thì bạn vứt đi. Cái này không cần ghi rõ những giấy nào có trong folder.
5/Những giấy tờ có nội dung hữu ích như tài liệu lớp học bạn đã từng tham gia.
Nếu bạn thường xuyên xem lại thì giữ lại bản giấy. Nếu không thì scan lấy bản mềm lưu vào folder online.
6/Giấy tờ được gửi đến cần xử lý
Là những giấy tờ như hóa đơn thanh toán, giấy yêu cầu làm thủ tục này kia…bạn cần xử lý trong một thời gian nhất định.Những giấy tờ này bạn cho vào một hộp chưa xử lý. Một tuần bạn lấy ra 1 lần.Quan trọng nhất là quản lý hạn nộp những giấy tờ cần xử lý đó. Hạn nộp những giấy này bạn ghi vào một tờ giấy lịch dán ở nơi người nhà cũng có thể thấy để nhắc nhau hoặc có thể thêm vào reminder trong điện thoại.
Ví dụ mình có thông báo về Ngày hội thể thao của con sẽ diễn ra vào ngày 12/10 . Mình ghi lịch ngày đó. Còn tờ thông báo có kèm nội dung chuẩn bị thì mình để vào hộp chưa xử lý.
Các giấy tờ bạn nên xử lý phân loại ngay khi nhận được nhé. Cũng có những phương pháp dọn nhà khuyên bạn có một ” Hộp tạm thời ” , nơi bạn có thể bỏ giấy tờ vào để lúc nào có thời gian thì sẽ xem xét. Nhưng nếu có hộp tạm thời này bạn sẽ ỷ y và quên mất việc xử lý chúng đấy.
Vậy nên cố gắng phân loại giấy tờ mỗi ngày, ngay khi nhận được nhé !
Các bạn cũng có thể ứng dụng , phát triển các tip bên trên để quản lý hồ sơ giấy tờ ở công ty nhé !
