Chương tiếp theo của cuốn sách “Bí quyết làm việc không sai sót của người Nhật”- tác giả Mizuko Suzuki bạn nhé!
Bạn nào chưa đọc Chương 1- Văn bản thư tín thương mại thì click vào đọc nhé!
1.Bàn làm việc không phải tủ đồ
Khi mình ở đại học, mỗi sinh viên có một bàn làm việc ở phòng học của khoa. Khoa mình là khoa thiết kế nên mỗi mặt bàn có một cá tính khác nhau. Có bàn đầy cà phê và kẹo cao su. Có bàn đầy ảnh thần tượng. Bàn thì có hoa và cây xanh.
Lúc mới đi làm cũng vậy, mỗi người có một bàn làm việc cố định nên văn phòng phẩm, file tài liệu… mọi thứ được để trên mặt bàn. Đùng một cái công ty thay đổi cách làm việc. Chỗ ngồi không cố định mà tự do hết, ai muốn ngồi đâu thì ngồi, đi làm muộn hết chỗ là phải sang bộ phận khác làm. Bàn làm việc là của chung, nếu đi họp trên 1 tiếng là phải mang hết đồ đi theo để trả chỗ cho người khác.
Chỗ để đồ cũng chỉ còn lại một tủ khoá rất nhỏ. Mọi người ban đầu còn than thở, chỉ vài tháng sau không còn ai nói gì nữa, văn phòng thì lúc nào hết người là sạch tinh tươm thích mắt.
Mỗi sáng đến nơi thấy bàn việc trống trơn, lấy giấy ướt lau bàn sạch sẽ rồi bắt đầu ngồi làm việc, cần làm gì thì mang giấy tờ việc đó ra nên dễ tập trung vào một công việc. Chỗ để không có nên phải chuyển cách làm việc từ file cứng sang file mềm, xong một dự án là chuyển hết vào một file mềm quản lý. Đồ đạc ít nên chẳng còn mất thời gian tìm kiếm, lúc nào cũng thấy nhẹ nhàng dễ chịu vì không bị bao bọc bởi một lô hồ sơ tài liệu như trước.
Để không biến mặt bàn thành tủ sách, giá trang trí hay cửa hàng văn phòng phẩm bạn thực hiện những điều dưới đây nhé!
2.Thay vì xếp chồng nhau, hãy dựng đứng tài liệu bằng folder
Đừng bao giờ chồng tài liệu lên nhau.Xếp chồng tài liệu sẽ khiến những tài liệu, hồ sơ nằm phía dưới không được đụng đến,bạn sẽ bỏ quên những tài liệu quan trọng. Tìm kiếm rất khó khăn và làm xáo trộn các hồ sơ lẫn nhau. Hãy dùng folder để chia và dựng đứng tài liệu trên bàn, trong folder lại chia thành các file nhỏ bằng bìa lá ( clear file). Hạn chế dùng folder dập lỗ vì rất tốn diện tích và bạn sẽ phải mất thêm công đoạn dập lỗ nữa.
3.Vứt đi những tài liệu không còn cần thiết
Tự đưa ra những quy định để xử lý tài liệu, dán quy định đó lên sổ, cửa tủ, folder… nơi nào mà bạn có thể nhìn thấy được. Ví dụ, tài liệu dự án sẽ xử lý mỗi khi dự án kết thúc, xử lý mỗi năm 2 lần vào tháng 4, tháng 10 ( Không xử lý vào cuối năm vì thời điểm này rất nhiều việc bận rộn). Lưu ý với những tài liệu có chứa thông tin nhạy cảm cần dùng máy cắt vụn trước khi vứt đi.
4.Số hoá những tài liệu không thể vứt đi
Những tài liệu quan trọng không thể vứt đi có thể scan lưu vào máy tính và ổ cứng. Việc này giúp tiết kiệm diện tích và không tốn thời gian tìm kiếm tài liệu. Khi cần đến có thể in ra để sử dụng. Nếu công ty có tài khoản cloud thì nên tận dụng tối đa để tránh tình trạng hỏng máy tính không cứu được dữ liệu.
5.Xếp tài liệu vào vị trí ban đầu sau khi sử dụng
Cả tài liệu giấy và tài liệu số đều cần được đưa về vị trí cố định sau khi sử dụng. Không để tràn lan file trên desktop . Chỉ để trên bàn làm việc và desktop những file đang sử dụng.
Những thứ có thể để trên bàn : Máy tính, điện thoại, một folder dựng tài liệu, sổ memo, tài liệu đang xử lý và hộp bút ( bút mỗi loại 1 chiếc ).
6.Ghi ngày tháng vào tên file máy tính
Cách đặt tên file tuỳ tiện gây phí phạm thời gian khi tìm kiếm file. Bạn nên đưa ra một quy định thống nhất riêng khi đặt tên file. Ví dụ : Tên file = YYMMDD_Tênkhách_Tênhồsơ ＝ 2019-11-13_Vietcombank_Baocaothue
Lưu ý nhất thiết nên đưa ngày tháng vào tên file, với mẹo này bạn sẽ biết được đâu là version mới nhất của file thường xuyên sử dụng.
Cách đặt tên file bạn có thể viết thẳng lên desktop cho tới khi nhớ thì thôi.
Để nhập ngày tháng nhanh bạn có thể chuyển chế độ nhập liệu sang Google IME nhé,
( Nhân đây cũng giới thiệu cho các bạn biết, Google IME là công cụ nhập liệu rất tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm khoảng 1/3 thời gian nhập văn bản đấy, bạn tìm hiểu cài và dùng thử xem nhé!)
7.Văn phòng phẩm mỗi món một chiếc.
Ngăn kéo cũng cần giữ gọn gàng, bí quyết là đồ văn phòng phẩm chỉ cần mỗi thứ một chiếc. Bút, dập ghim, thước, bút tẩy, kéo…. những thứ cần cho công việc cần có đầy đủ nhưng không cần hơn 1 chiếc.
Nếu công ty có hộp dùng chung thì không cần giữ riêng trừ phi công việc bạn yêu cầu phải dùng món văn phòng phẩm đó thường xuyên.
8.Đồ dự trữ
Lưu ý cho đồ dự trữ : ① Cái gì cần dự trữ ② Đồ dự trữ để đâu ③ Số lượng cần là bao nhiêu
Về số lượng, ví dụ quy định giấy in A4 có mức dự trữ min là 500 tờ, max là 1500 tờ, không để số dự trữ quá max và dưới min. Khi dùng hết 1000 tờ thì sẽ đi mua bổ sung thêm 1000 tờ để đưa dự trữ về max.
9.Dùng túi porch, túi hồ sơ nhựa gom đồ vào một chỗ để tránh quên đồ
Dùng túi nhựa trong để có thể nhìn thấy những đồ vật bên trong, ví dụ như túi hồ sơ nhựa dùng cho thuyết trình là túi đựng cáp USB, điều kiển máy tính, dây cáp nối với máy chiếu… Khi đi thuyết trình chỉ mang một túi đi là đủ, tránh quên đồ và cũng đỡ mất thời gian chuẩn bị.
10. Lên danh sách những đồ cần mang khi đi công tác
Lên danh sách những đồ cần mang đi công tác 3 ngày, 1 tuần , công tác trong nước, hay ngoài nước… nếu bạn phải đi công tác thường xuyên. Việc này sẽ giúp rút ngắn thời gian sắp xếp đồ đạc và tránh quên đồ .
Khi lên danh sách nhớ làm thêm cột để check bên cạnh, sau khi xếp đồ check lại sẽ rất tiện, mỗi lần đi chỉ cần in ra sử dụng.
Comments 1