Nếu bạn đã từng làm việc với người Nhật chắc hẳn bạn cũng biết, người Nhật rất ít khi mắc những sai sót. Cứ đưa cùng một công việc thật đơn giản như nhập liệu văn bản cho một người nước ngoài và một người Nhật cùng trình độ làm, chắc chắn người Nhật sẽ không bao giờ thua kém những người khác đâu.
Bí quyết của họ là gì?
Có câu chuyện về người tu hành trong cuốn sách “Cách gột rửa trái tim cho cuộc sống nhẹ nhàng”
mình từng đọc thế này,
Trong tu tập về Thiền ( Zen), điều căn bản nhất là “ Làm đi làm lại những việc giống nhau mỗi ngày”.
Mỗi ngày đều giống nhau, ngủ dậy, rửa mặt, ăn sáng, lau dọn, hành thiền, đi ngủ.
Những việc giống nhau làm theo cách giống nhau, cứ vậy mỗi ngày.Không phải sử dụng đầu óc để suy nghĩ, mà để cơ thể tự cảm nhận bằng ngũ quan sẽ vỡ ra nhiều điều. Tác giả kể câu chuyện đó và đưa ra lời khuyên cho người đọc,hãy tự chọn cho mình một việc gì đó và thực hiện việc đó mỗi ngày. Pha trà, uống trà, quét nhà, gấp quần áo, cái gì cũng được.Làm những việc giống nhau mỗi ngày sẽ giúp bạn nhìn thấy những điều bạn chưa từng thấy trước đây.
Trong công việc cũng vậy, muốn làm việc to hãy làm tốt những điều thật nhỏ trước. Chẳng hạn như không nhầm tên và chức vụ khách hàng, không viết sai chính tả trong email, không đánh mất tài liệu, không quên đính kèm file, không đi họp trễ… Những điều bé xíu vậy thôi bạn có thể tự tập từ từ.
Những điều bé xíu ấy bạn cần làm là gì ?
Mình tóm lược lại cuốn sách “Bí quyết làm việc không sai sót của người Nhật” của tác giả Mizuko Suzuki kết hợp với một số bài viết và kinh nghiệm sáu năm làm việc của mình để đưa ra danh sách những điều bé xíu như vậy, bạn tham khảo để thực hiện trong công việc hàng ngày để tránh sai sót nhé !
1.Trước khi viết mail nên viết gạch đầu dòng những điều cần truyền đạt
Viết mail tới khách hàng thường phải suy nghĩ tính toán câu chữ, điều này khiến cho người viết có thể bỏ sót nội dung cần truyền đạt.Ghi vài gạch đầu dòng, hay keyword ra giấy trước khi viết mail có thể giúp bạn khắc phục được sai sót này.
2.Người nhận dễ bỏ sót nội dung những email dài dòng
Để truyền đạt tốt nội dung cần ghi nhớ :
* Viết trước keyword
* Tóm tắt nội dung chính vào title
Đưa ra nhiều lựa chọn khi đặt lịch hẹn
Viết in đậm cho phần ý muốn truyền đạt nhất
3.Đính kèm file (nếu có) trước khi gửi mail
Một trong những lỗi phổ biến khi gửi mail là quên gửi file đính kèm. Để khắc phục cần ghi nhớ:
* Đính kèm file trước khi gửi
* Ghi số lượng file vào phần title .Vd title : Nội dung họp cổ đông 27/9 (3 file đính kèm)
* Nén folder trước khi gửi , tên folder ghi cả số lượng file bên trong . Vd : Họp cổ đông (3 file)
* Trước khi gửi mail, kiểm tra số lượng file ghi trên title và file trong folder có khớp hay không
* Nếu gửi link , click thử xem có đúng nội dung hay không
4.Tuyệt đối không nhầm lẫn tên người nhận và tên phòng ban,công ty khách hàng
Mẹo : Lưu tên phòng ban, công ty khách hàng sử dụng công cụ Word registration trong Windows .
Ví dụ lưu chữ viết tắt : XNCHCM thay cho Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an Thành phố Hồ Chí Minh.
5.Thông báo lịch nghỉ làm tới khách hàng phụ trách, thiết lập chế độ trả lời email tự động
Khi đối liên lạc không thấy trả lời sẽ sốt ruột và dần mất lòng tin ở bạn và công ty, thiết lập chế độ này mang đến sự chuyên nghiệp và lòng tin từ khách hàng.
6.“Hộp thư đến” không để quá 5 email
Chia các folder khác nhau để quản lý email triệt để, dễ dàng tìm lại khi cần thiết và tránh trường hợp quá tải hộp thư. Nếu muốn tìm lại email trong tất cả các folder bạn có thể dùng chức năng tìm kiếm tất cả tích hợp trong Outlook.
7. Check mail của mình dưới con mắt khác
Với những email quan trọng đừng gửi liền sau khi viết, hãy làm 2 việc sau đây.
* In ra kiểm tra trên giấy
* Viết sẵn để đó, ngày hôm sau kiểm tra lại và gửi đi
8. Copy , lưu giữ những văn bản quan trọng trước khi gửi đi
Tạo folder với tựa ngày tháng năm, tên khách hàng, và nội dung sau đó lưu hết những văn bản đã gửi cho khách vào để dễ kiểm tra sau này. Email cũng có thể được lưu trong folder.
Ví dụ lập foler:
20191113_CtyABC_Tailieuquangcao
Bên trong là brief, schedule, tài liệu tham khảo… đã gửi cho khách hàng
9. Viết sẵn những mẫu mail phải gửi đi thường xuyên.
Không cần soạn mới, chỉ cần lưu lại những email thường xuyên dùng. Hoặc là dùng chức năng từ điển trong IME để lưu lại những câu hay dùng.
…….
Cuốn sách có 7 chương mình đã tóm tắt hết và đang làm bản PDF, nếu bạn thích thì like, share hoặc comment để mình biết mọi người biết mình sẽ up lên chia sẻ sau nhé !
#herjournals#Làmviệc
Comments 2