QUẢN LÝ THỜI GIAN VỚI PHƯƠNG PHÁP SASAKI KAORI

Như bài viết trước mình đã giới thiệu với các bạn mục đích của việc quản lý thời gian của cô Sasaki Kaori. Nếu bạn chưa đọc bài đó thì nhất định nên đọc trước khi đọc bài này nhé. Giống như trước khi bắt tay vào làm một việc gì đó bạn phải hiểu rõ mục đích của việc đó vậy. Mình mong rằng hai bài này sẽ giúp bạn bắt đầu một dự án nhỏ nhỏ cho năm 2020- Dự án quản lý thời gian cá nhân.
Mình nhắc lại mục đích của việc quản lý thời gian là mang lại cho mình thêm một nguồn năng lượng tích cực mỗi ngày khi nhìn thấy công việc trôi chảy. Nguồn năng lượng tích cực đó khiến bạn hạnh phúc và có hứng khởi để bắt đầu những điều tốt đẹp tiếp theo. Cuốn sổ quản lý thời gian chính là cuốn kịch bản mà bạn là nhân vật chính. Mình sẽ không giới thiệu chi tiết cách sử dụng cuốn sổ mà chỉ giới thiệu những quan điểm về quản lý thời gian của cô được tái hiện qua cuốn sổ đó. Hãy học cách suy nghĩ đó của cô và tìm cho mình một công cụ hữu hiệu nhất để tái hiện nó bạn nhé!

Chúng ta thường nói đến thời gian , tiền bạc và sức khoẻ. Những điều này dường như khác nhau đối với mỗi người, mỗi giai đoạn cuộc đời. Nhưng không phải vậy, thời gian là thứ công bằng nhất với mọi người. Quỹ thời gian của chúng ta giống như một thùng đựng giấy rác bỏ đi. Nếu chúng ta vo tờ giấy vứt thẳng vào thùng rác chẳng mấy chốc thùng rác sẽ đầy ngập. Nếu chúng ta gấp hoặc cắt bằng máy cắt tài liệu thì thùng rác sẽ chứa được rất nhiều. Nếu có một lô lốc các công việc bạn cần sắp xếp nhưng bạn không sắp xếp được tốt thì quỹ thời gian của bạn lãng phí rất nhiều. Và chúng ta bắt đầu nhé.

「Gom hết thời gian lại một chỗ」
Quan điểm này giống hệt chị Konmari. Muốn dọn dẹp quần áo cần biết mình có bao nhiêu quần áo, gom hết tất cả quần áo trong nhà và phân loại là bước đầu tiên trong việc dọn dẹp. Thời gian cũng vậy. Công cụ bạn lựa chọn phải giúp bạn nhìn thấy hết thời gian bạn có. Thời gian trong một ngày, thời gian trong một tuần nhìn là biết. Đây là một trang sổ Action Planner của cô Sasaki. Thời gian cô chia nhỏ 30 phút một từ 6h sáng tới 11h đêm từ Thứ hai tới Chủ nhật. Không chia ra việc công ty hay việc cá nhân. Tất cả thời gian của bạn cần tập trung vào một chỗ ở đây. Và cũng chính vì thời gian của bạn nằm một chỗ nên bạn cần thường xuyên có nó bên cạnh, thường xuyên mở ra để kiểm tra.

「Quản lý thời gian giống như trò chơi ghép hình」

Những công việc cần làm bạn ghi vào sổ bằng cách khoanh vùng thời gian cần thiết để kết thúc công việc đó. 30 phút khoanh 30 phút, 1h, 2h khoanh đúng thời gian như hình dưới đây. Lưu ý cần phải ghi cả thời gian di chuyển và thời gian chuẩn bị. Ví dụ như với công việc 「Tiệc sinh nhật」mất 2 tiếng, bạn cần thêm 30 phút trước sau để di chuyển và cộng thêm 30 phút trước đó để thay quần áo và trang điểm. Sau khi khoanh vùng những thời gian bạn có lịch rồi. Bạn sẽ nhìn thấy những khoảng trống trong lịch thời gian của bạn. Bạn có thể thêm dự định vào những khoảng thời gian đó. Thời gian nghỉ ngơi cũng được coi là dự định cần ghi vào rõ ràng. Quỹ thời gian của bạn giống như trò chơi ghép hình, chỗ nào còn trống bạn có thể đặt thêm mảnh ghép vào đó. Thời gian từ thứ không nhìn thấy được sẽ được thấy rõ ràng bằng diện tích khung dự định. Mất nhiều thời gian diện tích lớn, ít thời gian diện tích nhỏ hơn, khoảng trống không có dự định là khoảng trắng.

• 

「Quy định vùng thời gian」

Mỗi chúng ta có đồng hồ sinh học khác nhau, có kiểu người buổi sáng ( chim sơn ca ) và có kiểu người buổi đêm ( chim cú ) . Có người làm việc một mình, có người làm việc nhóm, có người có gia đình có người không. Mỗi người sẽ có những category công việc nhất định. Cô Sasaki đưa ra ví dụ về 3 nhóm công việc cô có. Đó là nhóm sáng tạo, nhóm họp, thảo luận nội bộ và nhóm gặp gỡ khách hàng. Cô luôn cố gắng sắp xếp nhóm công việc thiên về sáng tạo vào buổi sáng, nhóm họp, thảo luận nội bộ vào sau buổi trưa và nhóm gặp gỡ khách hàng sau 4h. Đó là thứ tự ưu tiên phù hợp với con người và công việc của cô. Tuy nhiên đừng cầu toàn, hãy luôn ý thức rằng mình nên làm như thế, nhưng nếu công việc yêu cầu mình thay đổi thời gian mình cần linh động để thích ứng.

「Dự tính những việc phát sinh」

Có học viên than phiền với cô rằng : ” Sếp của tôi rất hay đưa việc đột xuất, tôi có công việc của mình nhưng thường xuyên bị xếp chi phối bởi sếp. Cô trả lời: ” Vậy hãy dành cho sếp một thời gian nhất định trong ngày, ví dụ 1-2 tiếng ghi tên công việc là “S” ( Sếp). Làm như vậy bạn không còn bị bất ngờ khi sếp yêu cầu nữa, mà còn mong chờ việc đó đến để mọi thứ đúng như bạn đã dự tính.
Trước đây mình có học một khoá quản lý dự án ( Project Management ) , nhớ khi đó cô giáo có dạy rằng nên để 20% thời gian mỗi ngày để dành cho công việc đột xuất. Công ty ở Nhật cũng không phải như các bạn nghĩ là mọi thứ quy củ đâu vào đấy ai nấy răm rắp làm như đã được lập trình đâu. Nếu được như vậy thì đã chẳng có chuyện người Nhật làm thêm nhiều nhất thế giới. Công việc đột xuất nhiều và việc quản lý thời gian không được tiêu chuẩn hoá rất phổ biến ở công ty Nhật.

「Ghi hết những dự định đã biết trong năm」
「Ghi dự định bằng khung thời gian , không ghi kiểu todo list」

Khi có cuốn sổ quản lý thời gian hãy ghi ngay những lịch bạn đã biết vào. Lịch nghỉ Tết, sinh nhật chồng con, giỗ chạp. Sau khi ghi những lịch đã cố định đó hãy ghi thêm lịch chuẩn bị cho công việc đó. Ví dụ nghỉ Tết vào tháng 2, vậy ghi thêm lịch đặt vé máy bay về quê trước đó 2 tháng. Nếu đi du lịch thì ghi thêm lịch lên kế hoạch đi du lịch, lịch bàn giao công việc trong thời gian đi du lịch… Có như vậy bạn có sự chuẩn bị chu đáo cho những việc sẽ phát sinh sau này. Có lịch sinh nhật thì trước đó 1, 2 tuần ghi dự định đi mua quà sinh nhật. Lưu ý là tất cả các nội dung này đều phải ghi bằng kiểu khung thời gian, không ghi bằng todo list. Lý do là ghi bằng todo list không đảm bảo bạn sẽ làm được hết những công việc đã định. Ngoài ra todo list còn làm cho bạn cảm giác nặng nề. Ví dụ, bạn ghi list việc phải làm là ” Đi rút tiền”, ” Đi mua quà sinh nhật “,”Sửa điện thoại”, “Mua thuốc”… bạn sẽ thấy bạn có một lô công việc phải làm và bắt đầu thấy mệt mỏi. Nhưng nếu ghi bằng thời gian, bạn sẽ thấy là đi rút tiền 30 phút, đi sửa điện thoại mất 1,5 tiếng, trong thời gian đó tranh thủ đi mua thuốc và mua quà, tổng cộng là 2 tiếng.
Tâm lý khi bạn nắm được bạn cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc nó sẽ nhẹ nhàng hơn khi bạn ôm một list công việc cần làm. Khi viết những dự định chưa cố định trong tương lai, có thể ghi bằng bút chì hoặc bút có thể xoá được, tới thời điểm gần đó nhận thấy ngày hôm đó mình không làm được bạn có thể di chuyển mảnh ghép ra chỗ khác. Quan trọng là bạn biết miếng ghép đó có diện tích bao nhiêu và mình còn chỗ nào trống để di chuyển.

「Lên kế hoạch bằng phương pháp đếm ngược」

Trưởng phòng giao cho bạn báo cáo tại công ty khách vào Thứ sáu tuần tới. Hôm nay là thứ năm, vậy là bạn còn 10 ngày để chuẩn bị. Trưởng phòng giao công việc và dặn trước khi báo cáo tài liệu cần được trưởng phòng và giám đốc duyệt qua. Bạn nhận công việc và ngay lập tức quay về bàn bắt đầu làm tài liệu. Đây là cách làm phổ biến. Nhưng bạn lưu ý, tài liệu đó cần trưởng phòng và giám đốc duyệt qua. Theo thứ tự thì bạn cần hoàn thành tài liệu ⇨ Đưa trưởng phòng duyệt ⇨ Đưa giám đốc duyệt ⇨　Báo cáo nên bạn cần hẹn lịch với giám đốc trước, sắp được lịch với giám đốc sẽ hẹn lịch duyệt tài liệu với trưởng phòng rồi mới bắt đầu vào làm. Thêm nữa sau khi đưa tài liệu cho trưởng phòng và sếp duyệt thì sau đó có thời gian sửa tài liệu. Nên lịch làm việc bạn cần ghi vào sổ là Hoàn thành tài liệu ⇨ Đưa trưởng phòng duyệt⇨Sửa ⇨ Đưa giám đốc duyệt ⇨ Sửa⇨Báo cáo. Luôn đếm ngược những dự định trong tương lai để xác định những việc phải làm. Lý do là gần như 100% những công việc bạn làm đều liên quan tới người khác. Bạn làm tài liệu, bạn viết email, chuẩn bị họp hành… tất cả đều liên quan tới người khác. Nếu không dùng phương pháp đếm ngược để xác định những việc làm, không thông báo cho người liên quan sẽ gây phiền toái cho người khác khi nhờ bất ngờ.

「Làm sao để có thời gian học thêm chứng chỉ, đi tập gym, làm tóc….」

Khi bạn đã quản lý toàn bộ thời gian của mình trên một cuốn sổ, bạn sẽ biết thời gian của mình còn trống ở đâu để thêm vào những gì mình muốn làm. Ngay trong buổi học cô yêu cầu mình mở điện thoại đặt lịch hẹn tập gym và ghi vào sổ. Cô nói những lịch hẹn tập gym hay làm tóc cần phải đặt trước, có thể đặt trước bao nhiêu thì đặt trước hết. Có như vậy thì bản thân mình mới dành thời gian cho việc đó được.
Về phương pháp học lấy thêm bằng cấp chứng chỉ. Cô nói cách làm không đúng nhất là dành ra mỗi ngày 30 phút tới 1h để học mà không kiểm tra tiến độ, không xây dựng kế hoạch. Ví dụ muốn thi TOEIC vào tháng 3, cần làm xong một cuốn cuốn bài tập. Cần xem cuốn bài tập đó có bao nhiêu trang, mỗi ngày cần học bao nhiêu trang. Học thử xem mỗi trang hết bao nhiêu thời gian rồi lên lịch học theo số trang cần hoàn thành. Nếu một ngày không kịp tiến độ cần bố trí thêm thời gian cho ngày hôm sau để bù lại.

Trên đây là các nội dung mình tóm tắt lại quan điểm quản lý thời gian của cô Sasaki. Nội dung chi tiết thì bắt buộc phải đọc sách và tự thực hành. Ví dụ như lịch của con hay của chồng thì ghi như thế nào, nếu không hoàn thành xong công việc đã định thì sao…Như mình đã nói ở phần đầu, chỉ cần các bạn nắm được cách suy nghĩ còn cuốn sổ là công cụ. Bạn có thể tạo trên file excel và in ra để làm thử xem có phù hợp với mình hay không. Mình thấy ở công ty có nhiều người chỉ quản lý công việc trên điện thoại hoặc Outlook nhưng cũng có hiệu quả rất tốt. Những điều gì làm bạn hạnh phúc bạn hãy giữ lại nhé, đừng cố gắng ép mình theo khuôn mẫu hạnh phúc của người khác.

Mong rằng đọc qua hai bài viết bạn sẽ có cảm hứng để bắt đầu thử quản lý thời gian cá nhân từ đầu năm sau. Đừng bỏ lỡ thời điểm này nhé. Một năm tháng 1 chỉ tới một lần thôi! Cứ thử đi nếu không được mình sẽ thử nhiều cách khác. Chúc bạn thành công.

Dưới đây là một số kiểu sổ quản lý thời gian của người Nhật hay dùng. Nếu bạn quan tâm điểm mạnh điểm yếu và cách dùng mình sẽ viết thêm bài khác.

• 

• 

• 

•