Chương 4 của cuốn sách “Bí quyết làm việc không sai sót của người Nhật”- tác giả Mizuko Suzuki bạn nhé! ( Mình dựa trên những ý chính cuốn sách và thêm vào kinh nghiệm làm việc thực tế của mình tại Nhật )
1.Xác nhận nội dung công việc được giao theo quy tắc 6W1H
Khi nghe chỉ thị, cần xác nhận lại nội dung chỉ thị theo quy tắc 6W1H.
Why ? Where ? When? Who? Whom? What? How?
Mục đích là gì? Ở đâu , khi nào, ai làm, đối tượng nào, làm gì, làm như thế nào
Ví dụ sếp yêu cầu bạn báo cáo cho khách hàng vào tuần sau bạn cần xác nhận những điểm nào để bắt đầu làm ?
Why? Mục đích của việc này là gì ? Bạn cần xác định nội dung này đầu tiên. Việc xác định mục đích của công việc không những giúp bạn thực hiện công việc theo đúng hướng sếp yêu cầu mà còn giúp bạn đưa thêm nhiều ý tưởng cá nhân vào để giúp đạt yêu cầu cao hơn sếp mong đợi.
Where? Báo cáo ở đâu? Ở công ty mình hay công ty khách hàng. Nếu cần đặt địa điểm thì đặt trước.
When? Báo cáo khi nào, tuần sau là đầu tuần hay cuối tuần,nếu sếp cũng tham gia thì xác nhận ngay lịch của sếp.
Who? Ai báo cáo? Bạn báo cáo nhưng nếu sếp có tham gia cần hỏi sếp xem xếp có muốn nói thêm gì trong buổi báo cáo đó không.
Whom? Báo cáo cho ai? Bên khách hàng là giám đốc hay trưởng phòng hay là nhân viên. Tùy đối tượng báo cáo mà nội dung báo cáo cần điều chỉnh khác nhau.
Khi nghe chỉ thị từ cấp trên, có thể tưởng nhầm mình đã hiểu, nhưng thực ra vẫn còn thiếu thông tin để tiến hành công việc , do đó cần xác nhận nội dung một cách có khoa học để tránh bỏ sót.
What? Làm cái gì? Bạn xác nhận kỹ nội dung sếp muốn bạn báo cáo cho khách hàng. Những số liệu được phép cung cấp và những nội dung không được phép. Nếu công việc có khối lượng lớn chỉ xác nhận các ý chính rồi bắt tay làm. Trong quá trình làm sẽ báo cáo tiến độ công việc và chỉnh sửa thêm.
How ? Làm như thế nào? Lấy dữ liệu từ các phòng ban nào để làm? (Câu hỏi này có thể có thể kết hợp với what)
2.Báo cáo giữa kỳ khi tiến hành được 30% công việc
Đối với những công việc mất trên 5 tiếng để hoàn thành, sau khi tiến hành được 1/3 thì cần báo cáo tiến độ với cấp trên.
Với cấp trên, dựa trên kinh nghiệm sẵn có, chỉ cần nhìn 1/3 công việc có thể phán đoán được công việc có đang đi theo đúng hướng hay không.Việc cáo sớm sẽ giúp sửa chữa dễ dàng hơn những sai sót trong công việc khi công việc đi lệch hướng. Nếu bạn báo cáo càng muộn thì lượng nội dung bạn phải sửa càng nhiều.
Ngoài ra, các thời điểm cần báo cáo là :
• Công việc đi sai tiến độ
• Có điểm thay đổi so với kế hoạch
• Những nội dung ngoài quyền hạn hoặc những nội dung mình không quyết định được
• Không hình dung thấy kết quả, sản phẩm đầu ra công việc đang làm.
(Ví dụ trong trường hợp ở trên không có đủ số liệu để làm báo cáo, không hình dung ra báo cáo sẽ có nội dung nào thì nên báo cáo với sếp để xin lời khuyên.)
3.Báo cáo theo đúng thứ tự
Khi báo cáo nội dung công việc tới cấp trên, cần báo cáo ngắn gọn và khoa học.
Thứ tự báo cáo là Kết luận ➡ Lý do ➡ Quá trình.
Không cần đưa vào các yếu tố cảm xúc, đặc biệt lưu ý tính chân thực của báo cáo.
Như ví dụ ở bên trên, khi làm báo cáo cho khách hàng không theo đúng tiến độ bạn có thể báo cáo như sau.
Báo cáo cho khách hàng tuần sau cháu đang làm chậm so với kế hoạch ban đầu 1 ngày do phần dữ liệu về doanh số bên phòng kế toán chưa tổng hợp xong nên chưa đưa vào báo cáo được. Bên phòng đó cần dữ liệu từ bộ phận bán hàng, nhưng bộ phận bán hàng đã chưa tới ngày chốt sổ nên chưa thể cung cấp. Cháu định dùng dữ liệu tháng trước để làm báo cáo chú thấy sao ạ?
4.Chuyện khó nói phải nói trực tiếp
Khi có sai sót đối với cấp trên hay đồng nghiệp, không dùng mail thông báo mà gọi điện hoặc gặp trực tiếp để nói chuyện. Việc sai sót nhầm lẫn được thông báo bằng mail sẽ khiến cho người nhận thấy mình bị khi dễ, nói chuyện trực tiếp và xin lỗi sẽ truyền đạt được sự chân thành tới người nghe.
Trong công việc, nếu bạn muốn gắn bó lâu dài, thì quan hệ đồng nghiệp phải giữ gìn. Nghe giọng nói và gặp mặt nhau khiến người ta cảm nhận và dễ thông cảm cho nhau hơn là viết email trao đổi.
Nếu cần có số liệu để nói chuyện, gửi email dữ liệu và ghi thêm “ Tôi sẽ gọi điện thoại trực tiếp để báo cáo ngay sau đây”. Sau khi gửi email khoảng 10-15’, dự đoán người kia đã đọc xong email rồi thì gọi để trình bày.
5.Cách truyền đạt tránh hiểu nhầm
Truyền đạt nội dung rõ ràng để tránh hiểu nhầm bằng cách không sử dụng những từ ngữ gây khó hiểu, không rõ ràng.
Ví dụ giờ hẹn , thay vì “Tầm chiều” thì hẹn 16h, 17h .Ghi sáu nội dung giống nhau ví dụ:
Ngày 10/10(Thứ sáu).
Hai nội dung giống nhau ở đây, là ngày 10/10 và Thứ sáu, hai nội dung này giúp bạn và người nhận thông tin double check nội dung được chính xác
Khi nội dung có thay đổi cần ghi theo kiểu before – after. Ghi lại nội dung đã truyền đạt và cả nội dung chỉnh sửa để người nhận dễ hiểu hơn.
6.Tránh rủi ro khi tự mình quyết định
Khi trao đổi với khách hàng, tránh đưa ra quyết định dễ dàng. Tránh việc đồng ý sau một thời gian lại thay đổi ý kiến.
Có thể tránh quyết định tại chỗ bằng cách nói “Tôi cần trao đổi thêm với cấp trên “… hay tương tự như vậy. Nhưng để có lòng tin của khách hàng nên đưa ra một cái hẹn cụ thể. Chẳng hạn : “ Trong buổi họp hàng tuần thứ tư tới, tôi sẽ trao đổi với cấp trên và trả lời chính thức với bên anh/chị vào thứ sáu.”
Với trường hợp báo cáo với cấp trên, nên suy nghĩ và đưa ra phương án của riêng mình trước khi xin chỉ đạo.
7.Có thể nói “Tôi không làm được” khi không thể làm
Không nên nhận công việc được nhờ vả một cách dễ dàng nếu có khả năng bạn không làm được. Có thể từ chối nếu cảm giác mình sẽ không thực hiện được.
Tệ nhất là nhận làm rồi không làm được. Hoặc nếu không làm được ngay có thể hẹn, ví dụ “Ngày mai tôi có 1 tiếng rảnh, có thể giúp anh trong giờ đó”
Nhưng với công việc do sếp giao cho, hãy cố gắng làm. Nếu có khó khăn khiến bạn cảm giác không thể làm được hãy trao đổi với sếp để khắc phục khó khăn đó. Hãy nghĩ rằng, sếp tin tưởng bạn có thể làm được công việc đó nên mới giao. Những việc khó khăn mà sếp giao sẽ khiến bạn trưởng thành lên nhiều. Công việc cần tiến triển, và tất nhiên sếp sẽ không giao cho ai sếp nghĩ là không làm được.
Chương 1: Văn bản thư tín thương mại
Chương 2: Ngăn nắp gọn gàng
Chương 3: Ghi chép sổ sách
Chị ơi, chương 3 ở đâu ạ, e nghĩ có nhầm lẫn ở thứ tự chương.
Chương 3 chị viết mà quên post… cám ơn em chị sẽ post nhé!