TẠI SAO BẠN LUÔN THIẾU THỜI GIAN ? 7 PHƯƠNG PHÁP KHOA HỌC GIÚP BẠN SỬ DỤNG THỜI GIAN HIỆU QUẢ HƠN

Bạn có cảm giác mình chưa kịp làm gì mà đã hết ngày, chưa làm được gì mà đã hết năm hay không? Thời gian tất cả mọi người đều giống nhau mà tại sao mình lúc nào cũng thấy không đủ thời gian như vậy. Cảm giác bất an, căng thẳng khi thiếu thời gian để hoàn thành công việc khiến cho bạn không tập trung vào công việc bạn cần làm.
Có khi ban đầu việc thiếu thời gian chỉ là cảm giác, nhưng mất tập trung do cảm giác đó khiến bạn sai sót nhiều, hiệu suất công việc giảm đi khiến cho cảm giác ấy trở thành sự thực. Bạn không làm xong công việc của mình. Cảm giác thiếu thời gian lại gia tăng khiến bạn thêm cẳng thẳng và lại càng không tập trung được. Bạn rơi vào vòng xoáy tiêu cực của thời gian và cảm giác.

Cảm giác ảnh hưởng rất nhiều tới hành động. Ví dụ bạn muốn làm một việc gì đó mới, nhưng lại sợ rằng mình không làm được. Cứ lo lắng về sự thất bại của mình mãi cuối cùng bạn không thể bắt tay vào làm việc đó.
Thời gian cũng vậy, hiệu suất làm việc giảm sút do việc cảm giác thiếu thời gian sẽ khiến bạn thật sự thiếu thời gian.
Có rất ít người thực sự thiếu thời gian. Bạn đã từng đọc về nguyên tắc 80/20 chưa ? 20% thời gian của bạn có thể xử lý được 80% công việc bạn cần hoàn thành. Nếu bạn có được sự thong thả khi làm việc thì stress giảm, hiệu suất công việc tăng và thời gian của bạn sẽ lại dôi ra nhiều hơn.
Có khi thực tế là bạn đủ thời gian để giải quyết từng việc một, nhưng tại sao bạn lại cảm giác thiếu thời gian ?
Một nghiên cứu được thực hiện tại trường Duke University năm 2017 chứng minh rằng, cảm giác này sinh ra do bởi sự Mâu thuẫn giữa các mục tiêu ( Goal conflict). Ví dụ bạn vừa muốn giảm cân, lại vừa muốn làm food blogger để thử nhiều món ăn. Hay bạn vừa muốn chơi với con, vừa muốn dành thời gian tập thể dục để lấy lại dáng vóc sau sinh. Khi có nhiều mục tiêu va chạm với nhau, bạn không biết làm cái gì trước , không biết ưu tiên cái nào, điều này dẫn đến stress và cảm giác thiếu thời gian.
Có thể bạn sẽ thực hiện được cả hai việc này nếu sắp xếp khéo, nhưng cảm giác có hai việc cùng lúc sẽ khiến bạn cảm giác thiếu thời gian và gây ra căng thẳng.
Một năm 365 ngày, thời gian không phải nguyên nhân gây ra căng thẳng cho bạn , mà bạn lập nhiều mục tiêu và sự mâu thuẫn lẫn nhau giữa các mục tiêu sẽ khiến bạn căng thẳng. Khi lập mục tiêu cho năm, bạn nghĩ bạn có rất nhiều thời gian nên bạn không bị stress ngay tại lúc lập mục tiêu, nhưng nếu thu gọn lại một ngày, một ngày vừa đi làm vừa chăm con , vừa muốn tập Yoga và học thêm … vô số mục tiêu tập trung trong một ngày chính là Goal confict dẫn đến sự căng thẳng mỗi ngày của bạn.
Làm sao để giải quyết goal conflict mỗi ngày? Mình xin giới thiệu các phương pháp dưới đây.

1. Contaminated time – Thời gian ô nhiễm
Khái niệm thời gian ô nhiễm được đưa ra bởi cố giáo sư John P. Robinson của trường đại học Maryland, người đã dành cả cuộc đời mình để nghiên cứu về cách sử dụng thời gian của con người. Không khí bị ô nhiễm là không khí có những chất độc hại lẫn vào. Thời gian bị ô nhiễm cũng vậy. Bạn có thời gian một tiếng để đọc sách, nhưng đang đọc thì bạn vẩn vơ nghĩ về clip sáng nay mới xem trên Facebook, đang đọc thì chuông báo tin nhắn, đang đọc sách thì mẹ gọi mẹ nhờ tí… thời gian một tiếng của bạn bị chẻ nhỏ ra làm nhiều phần, lận cận những gạn đục. Đây là ô nhiễm thời gian. Multitask cũng tương tự như vậy, khi bạn cố gắng làm nhiều việc cùng lúc cũng gây stress lên não của bạn và khiến khả năng tập trung của bạn càng ngày càng giảm đi. Lúc muốn tập trung vào vấn đề gì đó để xa điện thoại ra. Đang làm việc thì quy định thời gian check email vào những thời gian nhất định. Hoặc sử dụng phương pháp Pomodoro để tập luyện tập trung trong những khoảng thời gian nhất định không nghĩ vẩn vơ khi tập trung nữa. Phương pháp Pomodoro bạn vui lòng search nhé, phương pháp này rất nổi tiếng và có rất nhiều thông tin tiếng Việt.

2.Xác định THỨ TỰ các mục tiêu quan trọng trong ngày.
Bạn hãy xác định một mục tiêu lớn nhất của ngày, hai mục tiêu quan trọng tiếp theo và những công việc nếu làm thêm thì tốt. Phương pháp này được sử dụng trong cuốn sổ tay nổi tiếng Productivity Planner. Bạn có thể down load miễn phí template tại đây nhé. Buổi sáng trước khi bắt tay làm việc, đầu tiên hãy ghi ra 5 mục như dưới đây. Sau đó tập trung hoàn thành mục đầu tiên trước nhất. Sau khi hoàn thành mục tiêu quan trọng nhất bạn sẽ thấy thoải mái để bắt đầu với những công việc tiếp theo. Nội dung này cũng tương tự như nội dung trong cuốn sách best seller Nguyên tắc Eat That Frog, cuốn sách khá cũ rồi nhưng hãy thêm vào list những cuốn sách sẽ đọc của bạn nhé.

• 

• 

3.Giving Time Gives You Time – Dành thời gian cho người khác
Đây là một nghiên cứu rất thú vị được hợp tác nghiên cứu bởi nhiều đại học nổi tiếng như Wharton, Yale, Havard ( mình có dẫn link ở dưới ). Nghiên cứu này chia những đối tượng nghiên cứu ra làm hai nhóm, một nhóm sử dụng thời gian cho mình hoặc lãng phí, một nhóm sử dụng thời gian giúp đỡ người khác và so sánh cảm giác về thời gian của cả hai nhóm này. Kết quả cho thấy nhóm dành thời gian cho người khác có cảm giác về thời gian mình có nhiều hơn nhóm dành thời gian cho mình hoặc lãng phí, đồng thời nhóm dành thời gian cho người khác cũng sẵn sàng tiếp tục dành thời gian cho người khác trong tương lai bất kể lịch làm việc bận rộn của họ. Vậy nên để giảm cảm giác thiếu thời gian, hãy cho đi thời gian bạn nhé.

4. Xác định concept mỗi ngày của bạn
Bạn có nhiều mục tiêu trong ngày, nhưng tất cả mục tiêu đều hướng về một concept. Ví dụ bạn muốn một ngày trôi qua bạn sẽ trưởng thành hơn ngày hôm trước. Vậy thì việc bạn làm trong ngày đó hãy hướng nó về concept ấy. Ví dụ bạn muốn đọc sách nhưng lại vướng hẹn với bạn bè. Vậy thì thay vì tán gẫu hãy thay đổi chủ đề nói chuyện khác đi một chút, không nói chuyện về showbiz nữa, hay trao đổi những nội dung về học tập, suy nghĩ…chẳng hạn. Khi làm việc gì đó hãy hướng nó đi về concept chung bạn sẽ thấy bớt căng thẳng do Goal conflict đem lại. Phương pháp này phù hợp với các bạn làm công việc tự do , không bị bó buộc như công sở.

5. Goal reframing – Tái cấu trúc mục tiêu
Bạn xác định mục tiêu lớn nhất của cuộc đời bạn. Việc bạn làm có dẫn tới mục tiêu ấy không. Khi ghi ra danh sách các mục tiêu các bạn hãy ý thức để các mục tiêu không mâu thuẫn va chạm với nhau. Nếu có các mục tiêu mâu thuẫn với nhau, hãy cố gắng tái cấu trúc một mục tiêu còn lại để gộp nó vào một mục tiêu gần nhất. Chẳng hạn như khi con bạn còn nhỏ bạn vừa muốn có chơi với con vừa muốn tập thể dục lấy lại dáng vóc thì bạn có thể lựa chọn những môn thể thao bạn có thể tập cùng con. Ví dụ như bơi lội, bạn vừa dạy con tập bơi vừa có thể tự rèn luyện cơ thể mình. Việc tái cấu trúc mục tiêu này rất khó cho những bạn mới bắt đầu, nhưng làm nhiều lần bạn sẽ quen dần đấy. Hãy thử làm trước khi bỏ cuộc vì thấy những mục tiêu của mình chẳng liên quan gì tới nhau. Chỉ suy nghĩ trong đầu thôi thì rất khó làm, bạn nên dùng tờ giấy trắng và sử dụng những phương pháp sắp xếp suy nghĩ như Mind map chẳng hạn.

6. Phương pháp thở sâu 11s.
Cùng trong nghiên cứu về Goal conflict, có một phương pháp để giảm cảm giác goal conflict rất dễ thực hiện được đề xướng. Đó là phương pháp thở sâu.
Hít vào 5s thở ra 6s. Lặp đi lặp lại 10 lần như vậy thì tổng thời gian bạn mất là khoảng 2 phút.Thời gian thở ra luôn phải dài hơn thời gian hít vào. Do thời gian thở ra giúp cho bạn có cảm giác relax nên khi quen dần rồi bạn có thể thay đổi hít vào 4s, thở ra 7s. Trong nghiên cứu này, thở sâu giảm tới 15% cảm giác thiếu thời gian đến từ goal conflict. Khi bạn được giao một công việc gì đó bất ngờ, cảm giác thiếu thời gian bắt đầu gây stress cho bạn hãy dừng công việc lại 2-3 phút để thở sâu. Phương pháp này rất dễ thực hiện, bạn nhớ thử xem sao nhé.Yoga hay thiền cũng yêu cầu tập trung vào hơi thở. Nếu bạn có thời gian để thiền hoặc Yoga mỗi ngày mình tin rằng sẽ có hiệu quả tương tự.

7. Cognitive Reframing- Tái cấu trúc nhận thức
Đây là phương pháp định nghĩa lại lo lắng của bạn ( anxiety reappraisal ). Phương pháp này cũng được đưa ra trong nghiên cứu về Goal conflict mà mình đã giới thiệu ở đây. Cảm giác thiếu thời gian là cảm giác tiêu cực, bạn tái cấu trúc nó chuyển nó sang thành cảm giác tích cực. Ví dụ như hôm nay có nhiều bài tập mà bạn chỉ có một tiếng. Thay vì cảm giác chỉ có một tiếng để hoàn thành thì bạn hãy biến nó thành thử thách cho bản thân. Mọi ngày mình làm hết một tiếng rưỡi, hôm nay mình sẽ tập trung hết sức để hoàn thành trong một tiếng.

8. Khơi lại cảm xúc choáng ngợp
Trong một nghiên cứu của Stanford University, cảm xúc choáng ngợp ※giúp bạn thấy bạn có cảm giác có nhiều thời gian hơn trong thực tế, ít bị mất kiên nhẫn hơn, sẵn sàng giúp đỡ người khác hơn. Trong nghiên cứu này, người tham gia được yêu cầu viết lại những trải nghiệm khiến họ cảm thấy choáng ngợp trong quá khứ. Nếu bạn có cơ hội hãy cho mình những trải nghiệm với thiên nhiên hùng vĩ, hay đơn giản hơn là để những bức ảnh thiên nhiên làm hình nền máy tính, hoặc để hình trong phòng làm việc chẳng hạn.
※Định nghĩa choáng ngợp (awe) : a response to things perceived as vast and overwhelming that alters the way you understand the world.

Mỗi năm trôi qua chúng ta đều sẽ trưởng thành lên một chút. Đầu năm mới mình chúc các bạn có sự thong thả để hoàn thành những mục tiêu quan trọng của mình nhé!
Các bài viết bạn có thể đọc thêm:
Pressed for Time? Goal Conflict Shapes how Time is Perceived, Spent, and Valued-Duke University
https://journals.sagepub.com/doi/10.1509/jmr.14.0130
Giving time gives you time- The Wharton School, University of Pennsylvania; Yale School of Management, Yale University; Harvard Business School, Harvard University
https://journals.sagepub.com/doi/full/10.1177/0956797612442551
Awe Expands People’s Perception of Time, Alters Decision Making, and Enhances Well-Being – Stanford University
https://journals.sagepub.com/doi/full/10.1177/0956797612438731