Hôm mình đi học một buổi Seminar ở Tokyo, có bạn ngồi bên cạnh rất chăm chỉ ghi chép bài. Nghỉ trưa rồi bạn ấy vẫn cần mẫn ghi lại những phần đã học. Mình khen cuốn sổ của bạn ấy dễ thương để bắt chuyện thì bạn ấy nói liền: Mình rất thích việc ghi chép nên mình luôn lựa cho mình một cuốn sổ thật ưng ý. Mình thấy ấn tượng lắm, không phải vì cuốn sổ, mà vì câu ” Mình thích việc ghi chép” của bạn ấy. Bạn ấy nói ra rất nhẹ nhàng tự nhiên nhưng lại khiến mình thấy đó là một điều thực sự mình cần học hỏi từ người Nhật . Người Nhật luôn ghi chép cẩn thận những điều cần nhớ. Hầu hết mọi người đều có cuốn sổ tay, ai không có sổ tay sẽ ghi vào iPad hoặc điện thoại. Đặc biệt các bé ở Nhật cũng được bố mẹ trang bị sổ từ rất sớm ngay cả khi chưa biết viết để bé tập vẽ lưu lại những sự vật bé thấy. Bài này mình sẽ viết về việc ghi chép sổ sách của người Nhật nhé.
1. Luôn mang sổ bút bên mình
Luôn mang theo memo bên mình, không ỷ lại vào trí nhớ. Bạn có thể nhớ một điều gì đó qua trí nhớ ngắn hạn , ngay lúc đó bạn tưởng bạn nhớ. Nhưng bạn lưu ý để không quên bạn cần lưu nó vào phần trí nhớ dài hạn. Cách đơn giản nhất để bạn lưu vào trí nhớ dài hạn là bạn OUTPUT nội dung đó ra ngoài. Ví dụ khi bạn học tiếng Anh, bạn nói ra tiếng một từ sẽ dễ nhớ hơn là bạn cứ nghĩ về nó trong đầu. Khi bạn viết ra chính là một hình thức OUTPUT giúp bạn nhớ lâu hơn. Và việc ghi chép đó cũng khiến bạn có thể quên tạm thời việc đó đi để dồn tâm trí vào những nội dung khác.
Đây là tiêu chuẩn chọn sổ của mình.
- Cuốn sổ mở ra dễ dàng ở bất kỳ trang nào. Cái này quan trọng để khi bạn mở sổ ra không cần 1 tay giữ một tay viết.
- Cuốn sổ có size vừa phải để mang đi, để lên bàn làm việc viết cũng không chiếm quá nhiều diện tích
- Có hình thức ưa nhìn để mình muốn mở ra và mang theo người.
2. Đánh dấu ưu tiên trên những ghi chú quan trọng, tránh làm mất ghi chú.
Bạn có biết tới khách sạn Imperial của Nhật không? Khách sạn nằm ngay phía trước Hoàng Cung Tokyo. Có câu chuyện về thùng rác khách sạn Imperial như dưới đây. Khách sạn Imperial nổi tiếng là có dịch vụ tốt tại Nhật. Sau khi khách trả phòng, rác trong phòng đó được giữ lại 1 ngày, nếu không có liên lạc từ khách hàng mới tiến hành xử lý. Giữ lại toàn bộ rác cho hàng trăm phòng khách sạn không phải là chuyện đơn giản nhưng khách sạn luôn thực hiện triệt để.
Các loại giấy tờ ghi chú bạn cho là không cần thiết nên giữ lại khoảng vài ngày trong thùng rác riêng, sau đó trước khi vứt vào thùng rác chung thì hãy kiểm tra lại có đúng là không còn cần thiết hay không. Nếu những ghi chú nào nào bạn phân vân không biết có cần dùng không thì hãy chụp ảnh hoặc scan lại nhé.
5. Mỗi trang một nội dung
Sổ ghi nội dung công việc được sử dụng với mục đích là xác nhận lại nội dung đã ghi chép trước đó.
Vì vậy ghi chép để dễ nhìn, dễ tìm kiếm rất quan trọng. Mỗi nên công việc nên viết riêng vào một trang, để tránh lẫn lộn với các công việc và khác.
6.Dùng sổ xé khi gặp khách hàng
Sổ xé có đặc điểm là khi viết hết trang thì xé trang chuyển qua trang kế, nên những nội dung cũ đã viết sẽ không bị nhìn thấy.
Trong sổ ghi chép có cả những nội dung liên quan tới đối tác khác, nên nếu có thể nên dùng sổ xé, và sử dụng file quản lý riêng với từng đối tác dự án.
7. Người đưa ra chỉ thị cũng cần ghi chép lại
Khi đưa ra chỉ thị cũng cần ghi chép lại nội dung chỉ thị để có thể xác nhận tiến trình công việc và hướng dẫn thêm nếu cần thiết. Lưu ý về cách ghi chú khi đưa ra chỉ thị theo phương pháp 5W1H . Đặc biệt là lưu ý về hạn nộp công việc bạn đưa ra.
8. Ghi chủ đề nói chuyện ra giấy ghi chú
Khi cần trao đổi với khách hàng hay cấp trên cần ghi ra gạch đầu dòng các nội dung cần trao đổi để tránh bỏ sót.
9. Ghi chú thích vào danh thiếp khách hàng
Ghi chú thích vào danh thiếp khách hàng như nội dung hợp tác, sở thích hay các đặc điểm cá nhân của khách hàng. Nếu có hợp tác lại sau này , khi coi lại danh thiếp sẽ có chủ để nói chuyện và giành được thiện cảm của khách hàng hơn.
10. Có điểm sai sót hay cải thiện cần sửa chữa ngay tại chỗ
Khi nhận ra sai sót phải sửa ngay lập tức, nếu không có thời gian thì dán dấu trang sau tìm sửa lại. Với các file trên máy tính sau khi sửa cần lưu lại dưới tên file dễ hiểu là đã sửa qua. Vd : Ver2_Baocaokinhdoanh_adj_141010
11. Không viết thành câu văn nội dung phát biểu
Khi có báo cáo hay phát biểu trước đông người , nội dung phát biểu chỉ nên ghi ra gạch đầu dòng, không viết thành câu hay cả bài phát biểu. Khi phát biểu nhìn về phía người nghe , không nên phát biểu theo kiểu đọc hay học thuộc lòng.
12. Ghi chép lưu lại nội dung họp bàn bằng format nội dung hội nghị.
Tạo format nội dung hội nghị trên máy tính.
Trong format này chia ra các hạng mục rõ ràng, như các nội dung cần làm, ai chịu trách nhiệm, tới khi nào phải báo cáo kết quả.
Lưu ý hoàn thành tài liệu này trong vòng 24h sau khi họp để tránh quên và nhầm lẫn, các nội dung không rõ ràng cần xác nhận lại với những thành viên buổi họp. Sau đó in ra hoặc gửi tới những thành viên buổi họp để tất cả có thể cùng xác nhận lại được nội dung .
Các bạn có thể đọc các bài viết trước ở đây nhé.
Chương 1: Văn bản thư tín thương mại
Chương 2: Ngăn nắp gọn gàng
