QUẢN LÝ TÀI CHÍNH GIA ĐÌNH

Phần 1 : LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH HÀNG NĂM

Phụ nữ Nhật thực sự quản lý tài chính gia đình rất tốt. Lý do là người chồng thường là lao động, vợ là phụ thêm. Theo một thống kê trên 600 gia đình năm 2016, có hơn 60% các gia đình ở Nhật quản lý tài chính kiểu phụ nữ nắm tay hòm chìa khoá và phát cho tiền tiêu vặt hàng tháng cho chồng.
Tầng lớp thu nhập trung bình và dưới trung bình ở Nhật cũng rất đông, người Nhật lại ít vay mượn nên chi phí sinh hoạt cần gói gọn trong thu nhập gia đình. Sinh hoạt phí ở Nhật thì đắt đỏ nên quản lý tài chính một cách chặt chẽ là điều rất quan trọng.
Có rất nhiều sách, công cụ và phương pháp để quản lý tài chính ở Nhật, có phương pháp rất chi li như Quản lý chia túi, quản lý với app, quản lý với excel, quản lý với sổ tay Kakeibo… Trong hình là phương pháp quản lý bằng chia túi tiền từng khoản chi hàng tháng.

 

Bài viết này mình dựa trên kinh nghiệm quản lý của mình trong 3 năm qua, mình đã thử tất cả các phương pháp kể trên và nắm được 100% tài sản hiện có, đầu vào đầu ra của nguồn tiền trong gia đình. Các tài liệu mình tham khảo để viết bài này :

• Kế toán thương nghiệp
• Quản lý tài chính gia đình Aki
• Căn bản về đồng tiền
• Sống tiết kiệm

….

Trước khi đi sâu vào quản lý chi tiết, chúng ta cần nắm được cái nhìn toàn cảnh về quản lý tài chính gia đình.

0. NHỮNG VẤN ĐỀ TRONG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH GIA ĐÌNH

• Không có cái nhìn toàn cảnh về quản lý tài chính gia đình
• Không tiết kiệm được khoản tiền như mong muốn
• Không biết tiền mình đã đi đâu về đâu
• Những khoản chi lớn không biết tính thế nào

Có nhiều phương pháp quản lý tài chính khác nhau, mỗi phương pháp đều có cái hay cái dở. Mình thử nhiều phương pháp và hiện tại vẫn tìm hiểu thêm nữa. Trong 3 năm qua mình quản lý trên excel, những vấn đề ở trên mình nêu ra đều đã được khắc phục. Trong bài này mình sẽ giới thiệu kiến thức cơ bản trong quản lý tài chính gia đình và bài sau mình sẽ giới thiệu cụ thể phương pháp của gia đình mình nhé.

1. MỤC ĐÍCH CỦA QUẢN LÝ TÀI CHÍNH GIA ĐÌNH

Nói đến quản lý tiền nong. Cái quan trọng nhất mình lưu ý đó là “Mục đích” của việc quản lý tiền nong. Ghi chép hay quản lý chỉ là phương tiện để đạt tới mục đích cuối cùng. Như bức hình phương pháp Kakeibo bên trên, chị ấy ghi lại toàn bộ những món đi siêu thị để biết được mình mua gì, hay xài phí vào cái gì, hiện tại đã xài bao nhiêu…nhưng khi up hình lên mọi người thường tập trung vào phương pháp ghi làm sao cho đẹp và bắt mắt mà quên đi mục tiêu cốt lõi.

Nếu ghi cho đẹp, cố ghi thường xuyên mà không xem lại, không cải tiện được tình hình tài chính gia đình thì việc quản lý tài chính gia đình không còn ý nghĩa nữa.
Tiết kiệm thường được nhầm thành mục đích, nhưng nói chính xác hơn, tiền tiết kiệm là mục tiêu ngắn hạn, tiền tiết kiệm thì rồi bạn cũng phải xài cho một chuyện gì đó. Có thể là bạn sẽ tiết kiệm để dành cho con sau này thì mục đích của bạn là có nhiều tiền để cho con, còn mục tiêu ngắn hạn là tiền tiết kiệm hàng tháng, phương tiện để đạt được mục tiêu hàng tháng là chi tiêu tiết kiệm.
Bạn quản lý tiền để làm gì ? Để mua nhà, để trả nợ, để đi học… Mỗi người có một mục đích khác nhau, nhưng hãy luôn nhớ đến nó làm động lực cho bạn mỗi khi bạn muốn bỏ cuộc.

2. HAI PHẦN QUẢN LÝ TRONG TÀI CHÍNH GIA ĐÌNH

Bạn có thể tưởng tượng tài chính gia đình giống như trong một công ty nhỏ. Có tài sản, có nợ, có thu nhập, có chi phí, có lãi lỗ.
Có ba bảng báo cáo tài chính cơ bản trong công ty là:

• P/L: Báo cáo thu nhập — cho biết doanh nghiệp có lợi nhuận như thế nào
• BS: Bảng cân đối kế toán — thể hiện tài sản, công nợ và giá trị thực của công ty vào ngày đã nêu
• CF: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ — mô tả cách một doanh nghiệp đang tạo ra và sử dụng tiền mặt

Trong đó có bản P/L ( Profit/Loss) và BS( Balance sheet) là hai bảng báo cáo tài chính căn bản ra đời trước, CF có sau. Quản lý tài chính gia đình có hai phần căn bản như vậy, quản lý tài sản gia đình ( BS) và quản lý thu chi ( P/L).
Quản lý tài sản gia đình thì đơn giản, bạn chỉ cần liệt kê toàn bộ số dư ngân hàng, số vay nợ bạn có và một năm update nó một lần. Bạn có thể dùng excel hoặc dùng app. File excel quản lý tài chính gia đình của mình đây. Mình đã sửa chữa và thay đổi nhiều để phù hợp với gia đình mình và quản lý trong 3 năm qua. File này khó sử dụng nên mình sẽ không chia sẻ trong bài này.

Phần này đơn giản và rất khác nhau với mỗi gia đình nên mình không đi vào chi tiết. Trong bài này mình sẽ tập trung vào phần Quản lý thu chi.

3. QUẢN LÝ THU CHI

Nguồn thu nhập vào sẽ được chia ra thành 2 khoản

1. Chi phí cố định : Là những khoản phải trả cố định hàng tháng hoặc hàng năm
2. Chi phí tự do : Là những khoản có thể điều chỉnh thêm bớt.

3.1. CHI PHÍ CỐ ĐỊNH

Chi phí cố định của gia đình mình bao gồm các khoản sau:

Nhà

Tiền học

Điện nước gas

Phone Net

Thuế nhà

Bảo hiểm nhà

Bảo hiểm y tế

Youtube Premium

Amazon Prime

Học thêm cho con

Chi phí cố định bao gồm các khoản tự động trả, hoặc không điều chỉnh cần trả theo hàng tháng hàng năm. Chi phí cố định dễ bị quên đi nên cần lập danh sách đầy đủ. Ví dụ như tiền net, tiền gym, tiền điện thoại … Chi phí cố định này không cần quản lý chi tiết mà cần xem lại từ 6 tháng-1 năm một lần để cải thiện. Ví dụ như đổi sang dịch vụ net rẻ tiền hơn, điện thoại rẻ tiền hơn, cắt đi những khoản định kỳ không dùng đến như đổi từ gym trả phí theo tháng thành mua vé tập…Chuyển đổi từ chi phí cố định sang chi phí lưu động sẽ giúp bạn linh động hơn trong tài chính.

3.2. CHI PHÍ TỰ DO

Chi phí tự do lại chia ra làm 3 khoản

1. Sinh hoạt phí
2. Phát sinh đặc biệt
3. Tiết kiệm

3.2.1. SINH HOẠT PHÍ

Sinh hoạt phí của nhà mình bao gồm các khoản sau:

Food

Baby

Daily goods

Social

Transport

Cosmetic

Fashion

Education

Interior+ Home Electric

Sinh hoạt phí là những khoản bạn dùng để trang trải hàng tháng ngoài phí cố định. Đây là những khoản có thể điều chỉnh hàng tháng, các bạn có thể chia các khoản khác để phù hợp với gia đình mình. Chia chi tiết cũng tốt nhưng nhập dữ liệu sẽ vất vả hơn.

3.2.2 PHÁT SINH ĐẶC BIỆT

Đây là những chi phí phát sinh đặc biệt dự tính trong năm nay của nhà mình.

Cưới hỏi

Sơn sửa nhà

Sửa hỏng hóc

Investment

Làm hệ thống chống cháy ở nhà

Du lịch/Về VN + Vé xem Olympic

Tiền thuê xe+ Đi chơi

Gửi tiền bố mẹ

Còn đây là những khoản phát sinh năm 2019 của nhà mình :

Học lái xe

Áo khoác mùa đông

Mái hiên che nắng

Vé máy bay cho mẹ

Đi du lịch với ông bà

Nồi tự nấu

Ví

Vé về VN

Thuế nhà đất

Học Konmari

Sửa nhà

Giường, đệm cho khách

Quà sinh nhật An

Ghế baby xe hơi

Xe đạp điện

Chi phí phát sinh đặc biệt là những chi phí lớn phát sinh không định kỳ. Đó là tiền mừng cưới hỏi, sửa hỏng nhà, du lịch, tiền mĩ phẩm đắt tiền, quần áo túi xách mắc tiền…
Những khoản này không nằm trong phần quản lý tháng được vì số lần phát sinh ít và không định kỳ, một lần có khi lại mất rất nhiều tiền, nếu tính vào tiền sinh hoạt phí thì sẽ bị âm. Nhưng dự trù những khoản này thường bị bỏ qua trong kế hoạch tài chính.  Nhưng khi nhìn lại những năm cũ, tổng phát sinh này thường ngang bằng, thậm chí là cao hơn chi phí sinh hoạt hàng tháng.
Để lên danh sách chi phí phát sinh này có thể dựa trên ghi chép của năm trước, và lưu ý lập theo trình tự thời gian chẳng hạn như dưới đây.
Tháng 1- Sắm Tết
Tháng 2- Chơi Tết
Tháng 3: Không mua gì đặc biệt
Tháng 4,5: Nghỉ lễ Lao động
Tháng 6- Bắt đầu mua thêm đồ mùa hè
Tháng 7,8- Con nghỉ hè, đi du lịch
Tháng 9- Nghỉ lễ 2-9, đi du lịch đi chơi
Tháng 10- Bắt đầu mua thêm đồ mùa thu đông
Tháng 11- Mùa cưới
Tháng 12- Giáng sinh, mùa mua sắm cuối năm

Ngoài ra còn sinh nhật, kỷ niệm ngày cưới, 8/3, 14/2, đổi điện thoại, đổi xe… Rất nhiều chi phí bị coi là phát sinh không được tính. Như chi phí phát sinh năm 2019 của gia đình mình là ngang bằng với Sinh hoạt phí. Vậy nên, đi chợ cố gắng mua tiết kiệm, tiết kiệm tiền mỹ phẩm, tiền quần áo thì cũng chỉ là một phần nhỏ trong sinh hoạt phí mà thôi.

3.3.3 TIẾT KIỆM

Tiền tiết kiệm = Thu nhập – Chi phí cố định – Sinh hoạt phí – Chi phí phát sinh đặc biệt.

Mình lấy ví dụ với tài chính gia đình nhà mình năm 2019 như dưới đây.
Mình dùng tỉ lệ chính xác với thu chi của gia đình mình, chỉ quy đổi tổng thu nhập 1 năm là 240 triệu ( 20 triệu/ tháng ) để các bạn dễ hình dung.

Hạng mục	Tổng tiền	Phần trăm
Thu nhập	240,000,000	100%
Chi phí cố định	56,676,096	24%
Chi phí sinh hoạt	46,358,151	19%
Chi phí đặc biệt năm	58,951,346	25%
Tiết kiệm	78,014,407	33%

Còn kế hoạch chi tiêu năm nay của nhà mình là :

Hạng mục	Tổng tiền	Phần trăm
Thu nhập	240,000,000	100%
Chi phí cố định	56,676,096	24%
Chi phí sinh hoạt	38,907,889	16%
Chi phí đặc biệt năm	122,890,883	51%
Tiết kiệm	14,995,137	6%

Năm nay nhà mình sửa nhà nhiều nên khoản Chi phí phát sinh đặc biệt sẽ rất cao. Tính ra phần tiết kiệm chỉ còn lại 6% thu nhập, tương ứng với 15 triệu. Khi nhìn vào khoản còn lại 15 triệu này, những nhu cầu xa xỉ như đi du lịch nước ngoài, đổi điện thoại được dời qua năm sau.
Phần chi phí tự do mình đã chia ra 3 phần, Sinh hoạt phí, Chi phí phát sinh đặc biệt, Tiết kiệm, nhưng thực tế, phần thật sự tự do, muốn chi gì thì chi là phần tiết kiệm này. Chúng ta không thể sống mà không ăn, không thể từ chối đám cưới đám hỏi…Nên việc tính ra phần tự do thực chất này rất quan trọng. Khi nhìn thấy bạn chỉ còn một ít để xài, thì bạn sẽ có những quyết định đúng đắn hơn khi mua sắm.
Phần tiết kiệm này có thể xác định trước nếu có mục tiêu cụ thể. Ví dụ như  bạn muốn chuẩn bị tiền để mua nhà trong 5 năm tới chẳng hạn, thì xác định trước phần cần tiết kiệm. Sau đó khoản còn lại phân bổ cho sinh hoạt phí và chi phí phát sinh đặc biệt.

4. NĂM BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH GIA ĐÌNH

Mình tóm lại các bước để lập kế hoạch tài chính gia đình dưới đây. Toàn bộ những khoản này các bạn cần tính theo năm nhé. Bài này mình viết về quản lý tài chính gia đình, quản lý tài chính cá nhân thì đơn giản hơn và các bạn có thể theo các bước làm tương tự.

1. Tính tổng thu nhập gia đình

2. Tính Chi phí cố định

3. Tính Sinh hoạt phí

4. Tính Chi phí phát sinh đặc biệt

5. Tính Tiền tiết kiệm ( Mục tiêu năm)

Lưu ý rằng những khoản trên cần dựa trên số liệu thực tế nên bạn cần ghi chép trong năm. Nếu không có số liệu thì hãy cộng vào 10~20% rủi ro trên hai phần Sinh hoạt phí và Chi phí phát sinh đặc biệt.

Bài tiếp theo mình sẽ viết về 2 nội dung dưới đây.

Phần 2: QUẢN LÝ THU CHI CHI TIẾT
Các phương pháp quản lý Thu chi 
Chi bao nhiêu là hợp lý ?

Các bạn hoàn thành kế hoạch tài chính theo 5 bước bên trên rồi đón đọc bài tiếp theo về phương pháp quản lý của mình nhé!