QUẢN LÝ CHI PHÍ SINH HOẠT

Nếu rơi vào hoàn cảnh phải thắt lưng buộc bụng, thì cần giảm thiểu hết mức có thể các khoản chi. Nhưng nếu bạn có đủ chi phí cho cuộc sống thì quản lý tiền sẽ giúp bạn chi tiêu hợp lý và có sự cân bằng trong tài chính gia đình. Theo mình chi tiêu hợp lý có tiêu chuẩn riêng mỗi người, chi cho điều gì làm bạn và gia đình thấy hạnh phúc là được. Có người thích mua nhiều túi xách để thay đổi, có người thì tối giản chỉ mua một thứ thật đắt, có người lại không mua sắm gì để dành tiền trải nghiệm du lịch…Chi tiêu làm sao để khi nhìn lại món đồ đó bạn không chựng lại một vài giây tiêng tiếc.

1. CĂN BẢN VỀ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

Như bài trước mình ôn lại nhé.

Thu nhập = Chi phí cố định+ Chi phí tự do

Chi phí tự do = Chi phí sinh hoạt hàng tháng + Các khoản phát sinh đặc biệt + Tiết kiệm

Chi phí cố định là chi phí phát sinh định kỳ như hàng tháng hoặc hàng năm. Để tiết kiệm tiền từ chi phí này cần phải lên danh sách đầy đủ những khoản chi cố định và xem lại định kỳ khoảng 6 tháng ~ 1 năm 1 lần.

Tiết kiệm là khoản tiền tự do cuối mà bạn có thể gửi ngân hàng hoặc chi tiêu theo ý mình muốn duy nhất. Khoản này có thể lên kế hoạch tiết kiệm ngay từ đầu hoặc sau khi chi theo tháng dư bao nhiêu bỏ vào tiết kiệm.

Chi phí phát sinh đặc biệt là những chi phí lớn như sửa nhà, đổi xe, cưới hỏi, quà cáp, đồ điện tử, mỹ phẩm hay quần áo mắc tiền. Chi phí này không phát sinh định kỳ mà chỉ có 1 hoặc vài lần trong năm. Chi phí này cũng cần lên danh sách vào đầu năm, nếu phát sinh thêm thì bổ sung để làm dữ liệu cho năm sau. Chi phí này cũng rất dễ bị chi quá tay nên cần kiểm soát kỹ lưỡng.

Mình lấy ví dụ. Thu nhập 200 triệu, chi phí cố định 70 triệu, chi phí sinh hoạt 100 triệu, chi phí phát sinh lớn 100 triệu, tiết kiệm còn 30 triệu. Khi bổ sung chi phí phát sinh định kỳ ngoài dự định đã lên đầu năm, bạn phải lấy phần từ tiết kiệm chuyển sang. Ví dụ muốn chi thêm 5 triệu mua điện thoại thì tiền tiết kiệm chỉ còn lại 25 triệu. Nhìn thấy số tiền chi ảnh hưởng trực tiếp tới số tiền tiết kiệm ít ỏi bạn sẽ kiềm chế mình hơn.

Chi phí sinh hoạt là chi phí phát sinh để duy trì cuộc sống hằng ngày của bạn, ví dụ như tiền ăn, tiền xe, tiền thuốc men, mỹ phẩm căn bản, đồ dùng gia đình.. Đây là số tiền bạn có thể điều chỉnh hàng tháng và nên quản lý hàng tháng vì số tiền này cũng rất dễ bị chi quá tay. Ví dụ như đi ăn nhà hàng nhiều, uống trà sữa nhiều, mua quá nhiều giấy vệ sinh phòng dịch…

2. CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ TÀI CHÍNH GIA ĐÌNH

Cách quản lý chi phí sinh hoạt hàng tháng có nhiều, mình chỉ giới thiệu 4 cách quản lý tiền ở Nhật:

1.Quản lý bằng sổ tay Kakeibo  (link hướng dẫn) :Kakeibo trong tiếng Nhật mang ý nghĩa là một cuốn nhật ký thu chi (được phát âm là “kah-keh-boh”). Trong cuốn nhật ký này, chúng ta sẽ ghi chép các khoản thu nhập và các khoản chi tiêu, mục đích chủ yếu là để tiết kiệm nhiều hơn. Đây là phương pháp quản lý lâu đời nhất ở Nhật. Mỗi năm đều có rất nhiều loại Kakeibo được bán ra ở nhà sách.

2. Quản lý bằng Excel : Thường là file cá nhân làm ra để phù hợp với nhu cầu của gia đình. Trong bài này mình sẽ giới thiệu file của mình nhé. Bạn nào muốn nhận file vui lòng like và share bài viết của mình trên Facebook nhé.

3.Quản lý bằng App : Có nhiều app bạn có thể tìm kiếm trên Appstore Việt Nam, nhưng nhớ lưu ý tới các chứng nhận bảo mật khách hàng cẩn thận vì các bạn cần nhập các thông tin tài chính như sổ, thẻ ngân hàng… Với những app không yêu cầu nhập thì không cần quan tâm nhiều về bảo mật. Mỗi app có cách sử dụng khác nhau nên mình không đề cập chi tiết trong bài này.

4.Quản lý bằng phong bì(link hướng dẫn): Quản lý bằng phong bì nguyên tắc rất đơn giản là bạn chia nhỏ các khoản có thể xài trong tháng như tiền ăn, tiền đi lại, tiền mua đồ dùng gia đình… ra thành các phong bì khác nhau. Khi mua loại nào lấy tiền từ phong bì đó ra trả. Nghe thì đơn giản nhưng phương pháp này rất khó thực hiện. Ví dụ như bạn xài bằng thẻ hoặc chuyển tiền thì khó xử lý phần tiền mặt. Hoặc nếu chồng bạn đi chợ dùm bạn bạn phải trích tiền ra trả anh ấy rất loằng ngoằng. Nếu bạn quản lý gần như hoàn toàn các khoản trong nhà, chỉ chi tiền cho chồng tiêu vặt, và chỉ xài tiền mặt thì hãy dùng phương pháp này.

Không có số liệu cụ thể nhưng nói chuyện với các bạn mình mình thấy hầu hết dùng App, sau đó tới Excel rồi tới Kakeibo, cuối cùng là phương pháp quản lý bằng phong bì. Phương pháp quản lý bằng Kakeibo hoặc phong bì thường là những mẹ làm bán thời gian, có thời gian nhiều để dành chăm sóc gia đình nhà cửa.

Mình đã thử nghiệm quản lý bằng 4 phương pháp này. Phương pháp quản lý lâu nhất mình đã dùng là Excel, mình quản lý bằng Excel trong 3 năm 2017~2019. Từ tháng 2 năm 2020 mình chuyển qua quản lý bằng app do hai lý do

1. Các App mình muốn dùng như Zaim và Moneytree đã thực hiện triệt để vấn đề bảo mật
2. Thanh toán của mình trên credit, tiền điện tử nhiều hơn nên quản lý trên app phần chi tiêu tự động được nhập vào giúp mình giảm thời gian nhập liệu hàng tuần. 

4 phương pháp trên đều có cách  quản lý cơ bản như sau

1. Chia nhỏ các tài khoản quản lý của chi phí sinh hoạt hàng tháng. Trong đó có tiền nhà, tiền ăn, tiền học, tiền thuốc men…
2. Lên dự toán ( budget ) cho từng tài khoản
3. Ghi chép lại chi tiêu cho từng tài khoản và xem lại thường xuyên, xác định những khoản lãng phí và sửa chữa
4. Tổng kết mỗi tháng và xem lại dự toán cho tháng sau

Chỉ cần nắm những bước trên, tìm hiểu nội dung sơ lược và thử các phương pháp quản lý , tập dần dần bạn sẽ xây dựng được thói quen quản lý và tiêu tiền hợp lý.

3. PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ BẰNG EXCEL

Mình tự làm file excel đáp ứng những yêu cầu cá nhân như sau:

1. Nhập liệu dễ dàng ( Do mình hay nhập bằng điện thoại )
2. So sánh được dự toán và khoản đã chi
3. Biết liền đã chi từ nguồn nào? Thẻ credit, tiền mặt hay ví điện tử…
4. Tự tổng kết năm

Mình giải thích cấu trúc file và cách dùng như dưới đây. Mình dùng một số hàm đơn giản trong excel để tính toán, nên các bạn có kiến thức cơ sở về excel thì sẽ sử dụng dễ dàng hơn.Nhà mình thường nhập 1 tuần 1 lần vào cuối tuần. Hoặc nếu có thời gian trong tuần thì mở ra nhập trên điện thoại. Mình dùng app Excel để nhập. File mình lưu trên dropbox để ông xã mình nhập giúp mình.

Đây là file của mình, gồm có 13 sheet. 1 sheet tổng kết (summary) và 12 sheet cho từng tháng 1~12.

1. SHEET THÁNG

Đây là sheet tháng, mình lấy ví dụ cho tháng 2. Một sheet tháng sẽ gồm 4 phần. Số liệu trong đây là số liệu mình quy thu nhập một gia đình có thu nhập 600 triệu một năm. Đây chỉ là số liệu tham khảo. Bạn có thể tự tính toán để phù hợp với khả năng của gia đình mình.

Phần ① Các tài khoản chi tiêu :
Như mình chia thành các mục dưới đây. Dòng chữ xanh bên dưới là phần dự toán chi cho tháng đó. Phần này sẽ tự động vào từ sheet sumary không cần nhập.
※Phần momy wallet là phần mình quản lý ví tiền cá nhân. Phần này nếu các bạn không muốn quản lý thì có thể xóa cột đó đi, không bị ảnh hưởng gì tới file cả.

Baby
Daily goods
Fashion Cosme
Transport
Education
Phone Net
Utility
Interior
Investment
Social
Others
Fix

Phần ②　Các khoản cố định.

Phần này giống nhau ở tất cả 12 tháng nên không cần nhập chỉ cần copy.

Phần ③　Phần nhập liệu

Phần này là phần bạn nhập chi tiêu. Nội dung nhập gồm 4 mục: Chi gì, bao nhiêu tiền, chi từ đâu, tài khoản nào. Như hình bên thì cột đầu là mình ghi chi mục gì. Cột thứ 2 số tiền, Cột thứ 3 là chi từ đâu, Raku và Epos là tên thẻ tín dụng gia đình mình hay xài. Gia đình bạn có những nguồn chi nào thì các bạn tự nhập lại cho phù hợp. Cột thứ tư là khoản nào. Bạn chỉ cần nhập 4 mục này thôi. Còn cột Date bạn muốn nhập cũng được, không nhập không ảnh hưởng tới file.
Thực tế thì chỉ cần nhập cột 1, 2 cột 3 cột 4 mình dùng chức năng chọn tự động của excel, nghĩa là chỉ cần ấn alt+↓ là sẽ tự động có lựa chọn cho bạn không cần nhập tay.

Phần  ④ Phần số dư ( Tự động )

Từ các dữ liệu bạn nhập ở phần 3, excel sẽ tự tính tổng số bạn đã chi cho từng khoản. Khi chi vượt quá dự toán thì số liệu sẽ biến màu đỏ. Ví dụ như hình dưới đây. vào ngày 25/2 mình mua rau hết 184,400vnd. Bên cọc Food sẽ tự động tăng từ 6tr239 thành 6tr423 và vượt quá số dự toán là 6tr4.

2. SHEET TỔNG KẾT (SUMMARY)

Sheet summary tổng kết các thu chi trong năm. Bao gồm 3 phần chi (Expenses), Thu ( Income), Tiết kiệm ( Saving). Trong sheet này, các bạn chỉ cần nhập dòng xanh, là dòng dự toán cho tháng và thu nhập thôi. Còn lại các dữ liệu đều tự động hết. Ví dụ như số liệu tháng 2 đã tự động vào như hình dưới. Phần màu vàng chuyển tự động là do xài quá mức được phép.
※ Lưu ý thu nhập bạn thay đổi theo bạn cần nhập thu nhập theo tháng nữa.

Trên đây là cách quản lý tài chính gia đình của mình trong 3 năm 2017,2018,2019. Hiện tại mình đã chuyển sang dùng 2 app là Money tree và app Zaim. Nếu ở Việt Nam bạn không tìm được app có bảo mật tốt thì các bạn có thể dùng thử file excel như mình. Phương pháp dùng sổ tay Kakeibo và phong bì bạn phải tính toán cẩn thận bằng máy tính, mình thấy trên shopee có bán nếu bạn muốn thử thì cứ mua để thử xem sao.

File excel quản lý này mình sẽ tặng cho những bạn nào share và like bài viết của mình trên Facebook nhé!

Chúc các bạn thành công!