Mục lục
ẩn
Lịch làm việc và Quản lý thời gian là một phần rất quan trọng trong việc tránh sai sót khi làm việc. Riêng chương này mình nghiên cứu rất kỹ nên sẽ viết riêng một bài khác. Các bạn quan tâm thì đón đọc nhé.
1.Lưu ý khi quản lý trên các thiết bị điện tử
Quản lý bằng cả thiết bị điện tử và sổ tay dễ khiến thiếu sót khi thêm dự định mới, nên sử dụng một trong hai loại trên để quản lý có hiệu quả. Quản lý bằng thiết bị điện tử có reminder nhắc công việc và có thể chia sẻ với người khác. Chương trình phổ biến để quản lý lịch làm việc là Google calender và Outlook.Tuy nhiên lưu ý những dự định có thể public hoặc không để tránh làm lộ thông tin của công ty.
2.Ghi sổ bằng bút có thể xoá được
Nếu quản lý dự định bằng sổ viết thì nên dùng bút Frixion. Ở Nhật có bút Frixion là loại bút bi có thể xoá được, các bạn nên dùng loại bút này để viết dự định, chia các loại màu sắc để đọc dự định nhanh hơn. Một ngày nên check dự định ít nhất 3 lần, sáng check công việc cần làm, trưa check tiến độ và cuối ngày kiểm tra việc làm ngày tiếp theo.
3.Dự tính đúng thời gian hoàn thành công việc
Dù đôi khi việc trễ hẹn không gây ảnh hưởng nhiều tới công việc nhưng hoàn thành công việc trễ hẹn sẽ gây mất lòng tin dần dần. Việc đúng hẹn cả những công việc nhỏ nhất sẽ chiếm được cảm tình và lòng tin của đồng nghiệp, sếp và đối tác và sẽ giúp bạn được nhận những công việc quan trọng hơn. Để hoàn thành đúng thời hạn cần dự tính đúng thời gian để hoàn thành công việc đó theo 3 bước dưới đây:
① Chia công việc ra thành nhiều task nhỏ : Có thể dùng công cụ Work Breakdown Structure
② Dự tính thời gian hoàn thành cho từng task. Lưu ý với những task chưa từng làm thì cộng thêm 20% thời gian so với thời gian dự tính để dự phòng.
③ Thêm task vào lịch làm việc. Chú ý không lấp đầy quá 80% giờ làm việc trong ngày. Nếu xếp kín lịch thì chắc chắn không thể hoàn thành đúng hẹn được.
① Chia công việc ra thành nhiều task nhỏ : Có thể dùng công cụ Work Breakdown Structure
② Dự tính thời gian hoàn thành cho từng task. Lưu ý với những task chưa từng làm thì cộng thêm 20% thời gian so với thời gian dự tính để dự phòng.
③ Thêm task vào lịch làm việc. Chú ý không lấp đầy quá 80% giờ làm việc trong ngày. Nếu xếp kín lịch thì chắc chắn không thể hoàn thành đúng hẹn được.
4.Tính cả ngày dự bị
Trong một tuần nên để ra một nửa ngày trống không có lịch hẹn , họp hành. Nửa ngày đó bạn dùng để làm bù những công việc không theo đúng tiến độ, giúp đỡ đồng nghiệp để xây dựng quan hệ và có thể dùng để học, nghiên cứu công việc nâng cao kiến thức cho bản thân.
5.Thêm cả thời gian vào Todo list
Thay vì việc viết ra một list các công việc đơn thuần cần làm, cần thêm vào thời gian làm việc đó.
Ví dụ trong một ngày chia ra 3 mốc thời gian 12h,15h,18h. Cho tới thời gian đó phải hoàn thành việc gì, đếm ngược thời gian để tính ra thời gian cần bắt đầu làm việc đó. Những việc như trả lời mail hay điện thoại lại cuộc nhỡ nên làm vào thời gian trống giữa các công việc chính để giải toả đầu óc.
Ví dụ trong một ngày chia ra 3 mốc thời gian 12h,15h,18h. Cho tới thời gian đó phải hoàn thành việc gì, đếm ngược thời gian để tính ra thời gian cần bắt đầu làm việc đó. Những việc như trả lời mail hay điện thoại lại cuộc nhỡ nên làm vào thời gian trống giữa các công việc chính để giải toả đầu óc.
6.Những công việc có thời hạn cần có “Your deadline “ và “My deadline”
Ngoài những deadline được đặt ra bởi người khác(Your deadline), bạn nên đặt thêm My deadline cho riêng mình. My deadline cần sớm hơn Your deadline ít nhất 1 ngày.
Những lợi ích khi bạn thiết lập My deadline là :
Những lợi ích khi bạn thiết lập My deadline là :
① Tạo thói quen bắt tay sớm vào việc cần làm.
② Không vội vàng, tránh sơ suất do thời gian gấp gáp.
③ Có thể làm những việc đột xuất ④ Có thời gian riêng mình. Thời gian riêng mình có thể dùng vào những công việc như lập kế hoạch cho công việc mới, ghi chép tóm tắt lại những công việc đã làm.
7.Làm check list công việc
Nên làm check list cho từng công việc riêng để nâng cao hiệu suất làm việc và tránh sơ xuất.
Không chỉ những công việc thường làm, cả những việc một năm mới có một lần như báo cáo thường niên cũng nên làm.
Không chỉ những công việc thường làm, cả những việc một năm mới có một lần như báo cáo thường niên cũng nên làm.
Ví dụ như check list cho việc lên lịch họp quan trọng như sau
- Đã mời đủ thành viên chủ chốt
- Đã đặt phòng họp
- Đã gửi tài liệu trước cho thành viên
- Đã gửi agenda cuộc họp
8.Menu công việc cho thời gian rảnh giữa chừng
Nên làm list công việc cho thời gian rảnh 5phút, 10 phút, 15 phút hay 30 phút . Ví dụ cho thời gian di chuyển bằng tàu xe hay thời gian đợi đối tác…
Ví dụ:
Công việc 5 phút: Check mail; Check lịch làm việc ;
Công việc 10 phút: Gọi điện thoại; Thêm địa chỉ , số điện thoại đối tác vào danh sách liên lạc;
Công việc 15 phút: Trả lời mail; Đọc báo;
Công việc 30 phút: Học tiếng Anh; Đọc sách;
Cũng có thể góp các công việc trên lại với nhau ví dụ rảnh 30 phút = 5 phút check mail+ 10 phút gọi điện+ 15 phút trả lời mail….
Ví dụ:
Công việc 5 phút: Check mail; Check lịch làm việc ;
Công việc 10 phút: Gọi điện thoại; Thêm địa chỉ , số điện thoại đối tác vào danh sách liên lạc;
Công việc 15 phút: Trả lời mail; Đọc báo;
Công việc 30 phút: Học tiếng Anh; Đọc sách;
Cũng có thể góp các công việc trên lại với nhau ví dụ rảnh 30 phút = 5 phút check mail+ 10 phút gọi điện+ 15 phút trả lời mail….
9. Tiết kiệm thời gian tra cứu trên mạng:
Bookmark theo category các trang đã cần tra, ví dụ nhà hàng mời khách hàng đi ăn, khách sạn hay đặt vé tàu xe… Một năm nên dành thời gian check lại một lần để bỏ đi những bookmark không cần thiết.
10. Chủ nghĩa “Sớm hơn 10 phút/ muộn hơn 2 phút”
Thời gian của mình quan trọng, thời gian của đối tác cũng quan trọng không kém. Nên giữ đúng hẹn kể cả những cuộc hẹn không quan trọng. Khi đi gặp khách hàng nên tới công ty khách hàng trước 10 phút, vào nhà vệ sinh chỉnh trang trang phục, và ra quầy tiếp tân trước 5 phút. Ở Nhật khi tới văn phòng khách hàng thường tới sớm 10 phút nhưng đợi quá giờ vài phút mới gọi cho khách hàng để báo mình đã đến. Lý do là để cho khách hàng không bị cập rập khi đón mình.
11.Quyết định trước tiến trình và mục tiêu của cuộc họp
Ghi ra sẵn mục tiêu của cuộc họp và gửi đến những người tham dự buổi họp để họ chuẩn bị tâm lý và suy nghĩ trước. Ngay trước cuộc họp nhắc lại những nội dung cần thực hiện trong buổi họp.Đồng thời trong buổi họp follow theo list mục tiêu đó sẽ tránh xao nhãng và tiết kiệm thời gian. Sau buổi họp ghi lại kết quả buổi họp và gửi cho tất cả thành viên tham gia để đảm bảo mọi người đều nắm được kết quả đầy đủ.
