Có rất nhiều nghiên cứu và phương pháp để quản lý thời gian trong công việc,có cả những ngành học và những chứng chỉ đáng tin cậy về mảng này. Nhưng như mình thấy thì đều là những phương pháp quản lý dự án chung, cách nâng cao hiệu suất làm việc, cách tiết kiệm thời gia, hầu như không có nghiên cứu sâu hay những sách viết hoàn chỉnh về quản lý thời gian riêng của cá nhân.
Những người viết sách về quản lý thời gian thường là những người làm tự do, hoặc là những người đã có những vị trí cao trong xã hội, những phương pháp họ viết khó phù hợp với một người nhân viên trẻ và đang quay cuồng những việc không tên đến đột ngột qua một hai câu nói của sếp hoặc khách hàng.
Có những người họ không ghi chép lại công việc, cũng không quản lý thời gian gì cả nhưng làm việc rất tốt. Nếu bạn được như vậy thì tốt quá, vì quản lý thời gian cũng mất thời gian mà. Nhưng mình là một đứa hay quên, lúc sếp sai việc gì đó nhớ nhớ không ghi ra rồi quên khuấy đi nhiều lần làm sếp bực mình. Sếp còn tìm cả những khoá học về quản lý thời gian rồi gửi mình đi học để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian nữa. Hiện nay tình trạng quản lý thời gian trong công việc của mình đã cải thiện rất nhiều, các dự án đi đúng tiến độ và không đưa việc đột ngột làm phiền người khác nữa. Mình đã viết bài chia sẻ về quản lý thời gian cá nhân trong cuộc sống hàng ngày được các bạn rất ủng hộ. Hôm nay mình sẽ chia sẻ cách quản lý thời gian cá nhân trong công việc.
Bài viết dịch từ bài viết về quản lý thời gian của Hitachi solution và kinh nghiệm của mình. Bài này mình không hướng dẫn sách tham khảo vì mình chưa đọc cuốn nào viết riêng về quản lý thời gian cá nhân trong công việc thấy ưng ý. Mình sẽ chia bài viết ra 3 phần, phần 1 là Kiến thức cơ bản về quản lý thời gian, phần 2 là Ứng dụng trong quản lý thời gian, phần 3 là Chia sẻ cách quản lý thời gian trong công việc của cá nhân mình.
Phần 1: Kiến thức cơ bản về quản lý thời gian trong công việc
1. Thực trạng quản lý thời gian ở lứa tuổi 20~30 tại Nhật
Q: Bạn có thường xuyên gặp chuyện việc đã đã dự định không kết thúc đúng như kế hoạch hay không?
55% người được hỏi trả lời rằng họ thường xuyên gặp chuyện đó. Lý do được đưa ra là:”Tôi có lên kế hoạch nhưng thường bị sếp sai việc bất ngờ”, “Công việc của tôi phụ thuộc vào khách hàng nên thường xuyên thay đổi”
Q: Bạn có đang thực hành một phương pháp quản lý thời gian nào trong công việc hay không?
92% người được hỏi trả lời có. Những phương pháp họ đang thực hành là:
- Xác định mức độ ưu tiên rồi lập Todo list để làm theo
- Cố gắng tận dụng thời gian trong tàu điện trên đường đi làm.
- Trong một tiếng cố gắng làm việc tập trung trong 45′, còn lại 15′ để nghỉ ngơi và mường tượng về công việc tiếp theo.
- Sử dụng tính năng ghi nhớ của điện thoại, có ý tưởng nào ghi ngay vào evernote.
Những thất bại họ gặp phải khi quản lý thời gian:
- Tôi lập Todo list nhưng số lượng công việc cứ tăng dần và chất đống
- Tôi có chia thứ tự công việc nhưng thấy chính thời gian chia thứ tự ưu tiên ấy lãng phí quá
- Tôi có mua sổ tay quản lý thời gian nhưng thấy phiền quá nên bỏ
- Tôi quyết tâm dậy sớm để học thêm nhưng chỉ được vài bữa rồi bỏ cuộc
Phương pháp quản lý công việc thường thấy là quản lý công việc bằng cách sử dụng các chức năng của máy tính xách tay, điện thoại thông minh và quản lý tác vụ bằng Todo list . Cũng nhiều người quản lý thời gian bằng sổ tay, ghi danh sách các công việc ra rồi sắp xếp thứ tự ưu tiên để quản lý. Đây là những phương pháp thông thường nhưng không phải ai cũng quản lý tốt bằng những công cụ ở trên. Lý do như mình đã trình bày ở trên, những phương pháp quản lý thời gian được viết ra bởi phần lớn những người làm công việc tự do, kinh doanh, hoặc đã có vị trí cao trong xã hội nên những phương pháp tưởng là thông thường ấy nhiều khi lại khó áp dụng.
2. Quản lý thời gian cá nhân là gì?
QUẢN LÝ THỜI GIAN CÁ NHÂN LÀ TẠO LẬP CÂN BẰNG GIỮA BA YẾU TỐ.
Ba yếu tố đó là Task, Appointment, Resource.
Appointment(cuộc hẹn) là những buổi họp, cuộc hẹn… đã lên lịch sẵn. Tiếp tân hay tiếp khách cũng được xếp vào appointment. Những công việc ngoài appointment được xếp vào task(tác vụ). Những công việc như làm báo cáo hay tài liệu, những công việc mà tự bản thân mình có thể quyết định khi nào làm, khi nào nộp. Resource(nguồn lực) là tổng thời gian mình có.
Quản lý thời gian là sắp xếp hợp lý Task và Appointment vào Resource.
Chỉ có 3 yếu tố như vậy thôi, muốn quản lý tốt thời gian thì bạn hãy làm sao để nhìn thấy toàn bộ 3 yếu tố đó trên một giao diện quản lý. Thông thường lịch làm việc được sắp xếp theo tuần. Các bạn có thể thấy giao diện tuần như dưới đây trong Google Calendar, Outlook Schedule. Trong sổ tay quản lý thời gian làm việc ở Nhật cũng nhiều sổ được bố trí theo tuần như dưới đây.
Chiều ngang là chiều thể hiện dòng chảy công việc, sắp xếp các task trong một project theo chiều ngang. Apppointment là những lịch họp, lịch hẹn cũng được bố trí đúng ngày thực hiện. Chiều đứng thể hiện khối lượng công việc trong ngày. Các task và appointment được xếp vào làm đầy một ngày.
Quản lý thời gian lý tưởng là sắp xếp cân bằng để làm sao Resource = Task+ Appointment, nghĩa là khối lượng công việc trong ngày đúng bằng thời gian bạn có. Để làm được điều này bạn cần nhìn công việc theo hai hướng: Hướng chiều ngang thể hiện dòng chảy công việc trong một tuần hoặc một khoảng thời gian, hướng chiều dọc để xác nhận khối lượng những công việc mình cần làm trong ngày.
Khi thấy được công việc theo hai chiều kể trên, bạn có thể sắp lịch làm sao để ít bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài nhất. Ví dụ như khách hàng chẳng hạn, bạn để ý khách thường liên lạc vào buổi sáng và đưa ra yêu cầu thì sắp lịch làm việc quan trọng vào buổi chiều. Hay là xem lịch họp của sếp, những lúc sếp đi họp là những lúc sếp không sai việc thì sắp lịch làm việc vào đó.
3. Các nguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian cá nhân
3.1 Có nhất thiết phải chia thứ tự ưu tiên trong công việc hay không?
Không nhất thiết phải chia. Lý do là dù bạn có chia thứ tự ưu tiên thì số lượng công việc cũng không đổi. Nếu bạn có cấp dưới, hay có thể thuê người làm thì việc chia thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn xác định công việc nào bạn cần làm và công việc nào bạn uỷ thác. Nhưng nếu là một nhân viên không có nhiều sự lựa chọn làm hay không làm, muốn hoàn thành phần lớn các việc được giao thì không nhất thiết phải chia thứ tự. Thay vào đó bạn sắp xếp công việc vào những thời điểm trong tuần mà bạn có thể làm được để kịp lịch nộp công việc. Nếu công việc quá nhiều không thể hoàn thành hết, hãy cố gắng bỏ đi hoặc dời đi những công việc không gấp rút.
3.2 Có công việc phát sinh đột ngột thì làm sao?
Không nên bỏ quá nhiều task vào một ngày. Lý tưởng là Resource= Task+ Appointment nhưng trong bất kỳ kiểu quản lý nào về thời gian, tiến độ hay chi phí cũng đều có rủi ro. Phần rủi ro này bao gồm công việc phát sinh, làm hỏng việc hay vấn đề sức khoẻ…Phần rủi ro thường được tính từ 20% thời gian công việc trong ngày. Có nghĩa là bạn làm 8 tiếng thì để ra khoảng 1-2 tiếng trống để làm những việc phát sinh. Tuỳ vào đặc tính công việc mà thời gian này có thể điều chỉnh. Nếu công việc của bạn không bị chi phối nhiều thì giảm đi, nếu phát sinh nhiều hơn thì tăng lên cho phù hợp. Nếu trong thời gian bỏ ra đề phòng công việc phát sinh ấy không có việc gì thì đẩy nhanh tiến độ công việc sắp tới. Nếu công việc phát sinh nhiều quá thì đẩy bớt công việc đã dự định sang thời gian đề phòng của ngày hôm sau.
Khi có công việc mới vào, ngay lập tức bạn hãy quyết định Làm ngay hay Để lúc khác làm. Ví dụ như email tới có thể trả lời ngay trong 5 phút thì có thể trả lời luôn, còn nếu là công việc mất thời gian thì nên ghi ngay vào chỗ có thể làm trong lịch làm việc.
3.3 Sổ tay quản lý thời gian nên chọn loại nào.
Mình đã học và chia sẻ cách quản lý thời gian, tiền bạc và đồ đạc trong nhà trong các bài viết trước đây. Nguyên tắc quản lý của mình luôn là nhìn thấy rõ ràng tất cả mọi thứ mình cần quản lý. Quần áo muốn sắp xếp thì phải mang hết ra cả đồ đông đồ hè. Thời gian cũng như vậy, có bao nhiêu thời gian thì cần thấy rõ ràng. Ở Nhật có nhiều loại sổ để quản lý thời gian, có loại chia theo tháng, có loại chia theo ngày, có loại chia theo tuần như hình dưới đây:
Loại sổ phù hợp nhất để quản lý thời gian cá nhân trong công việc là loại theo tuần. Loại sổ này giúp bạn quản lý được dòng chảy công việc trong tuần và khối lượng công việc từng ngày. Các bạn có thể kết hợp cả Todo và lịch làm như dưới đây. Những việc chưa sắp xếp được thời gian thì ghi vào Todo theo ngày rồi sau đó bố trí làm thời gian bên dưới.
Trong bài này mình đã trình bày những điểm cơ bản về quản lý thời gian cá nhân trong công việc. Cách ứng dụng cụ thể mình sẽ trình bày ở phần tiếp theo. Các bạn đọc thấy có ích thì chia sẻ, nhiều bạn quan tâm mình sẽ có động lực lên bài sớm hơn. Các bạn có thắc mắc cũng có thể comment hỏi, mình sẽ cố gắng trả lời ở bài tiếp theo.
